Điều 25. Thủ tục gửi văn bản, trình giải quyết công việc
1. Tất cả các văn bản trình UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phải được vào sổ văn thư của Văn phòng UBND tỉnh. Trường hợp lãnh đạo, chuyên viên Văn phòng UBND tỉnh nhận trực tiếp từ tổ chức, cá nhân cũng phải chuyển lại văn thư để làm thủ tục vào sổ. Việc phát, chuyển văn bản phải có ý kiến của lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh trước khi chuyển đến địa chỉ xử lý theo thẩm quyền.
Văn phòng UBND tỉnh tổ chức lập danh mục văn bản theo vấn đề, nội dung các cơ quan, đơn vị mình để theo dõi, đôn đốc quá trình xử lý.
2. Các văn bản của các cơ quan chuyên môn, các tổ chức, đoàn thể cấp tỉnh, UBND cấp huyện trình UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh phải do cấp trưởng ký; cấp phó chỉ ký thay nếu được cấp trưởng ủy quyền khi đi vắng hoặc được Chủ tịch UBND tỉnh cho phép ủy quyền giải quyết một số lĩnh vực công tác và đóng dấu đúng thẩm quyền. Các văn bản trình UBND tỉnh phải là bản chính (gửi kèm theo file mềm của văn bản trình) và chỉ gửi một bản đến một địa chỉ có thẩm quyền xử lý (hoặc cơ quan được yêu cầu làm đầu mối). Nếu cần gửi đến các cơ quan có liên quan để báo cáo hoặc phối hợp thì chỉ ghi tên các cơ quan đó ở phần nơi nhận văn bản và gửi qua các hệ thống thông tin theo dạng số hóa.
3. Trường hợp nội dung trình có liên quan đến chức năng của cơ quan khác, trong hồ sơ trình phải có ý kiến bằng văn bản của các cơ quan liên quan. Nếu đã có công văn xin ý kiến nhưng cơ quan liên quan chưa trả lời, trong hồ sơ trình phải báo cáo rõ danh sách các cơ quan chưa có ý kiến.
4. Các cơ quan, tổ chức khác không thuộc phạm vi quản lý hành chính của UBND tỉnh, thủ tục gửi văn bản đến UBND tỉnh thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư và các quy định pháp luật khác có liên quan. Thủ tục gửi công văn của các cơ quan, tổ chức nước ngoài đến UBND tỉnh có thể thực hiện theo thông lệ quốc tế.