Điều 12. Hồ sơ trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh
1. Hồ sơ trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh gồm tờ trình hoặc văn bản, báo cáo kèm theo đề án, dự án, dự thảo văn bản (nếu có) và các tài liệu cần thiết khác trong đó nêu rõ ý kiến của các Sở, cơ quan liên quan và đề xuất, kiến nghị; nội dung công việc trình phải đúng thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và phải được ký, đóng dấu đúng thẩm quyền.
2. Đối với các hồ sơ trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh mà theo quy định của pháp luật phải có tài liệu kèm theo thì phải tuân theo quy định pháp luật đó.
3. Hồ sơ trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh của các Sở, cơ quan, UBND cấp huyện phải được gửi đồng thời cả văn bản giấy và văn bản điện tử, trừ văn bản mật chỉ gửi văn bản giấy.
4. Hồ sơ trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh phải được Văn phòng UBND tỉnh lập danh mục theo dõi quá trình xử lý và được lưu trữ có hệ thống bằng cả hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử theo quy định.
5. Văn phòng UBND tỉnh chỉ xử lý hồ sơ trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh khi nhận được đủ hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử của Sở, cơ quan, UBND cấp huyện. Trường hợp phải xử lý gấp nhưng chỉ nhận được một trong hai loại thì xử lý như sau:
a) Nếu chỉ nhận được hồ sơ điện tử, Văn phòng UBND tỉnh chủ động lập Phiếu trình giải quyết công việc và yêu cầu gửi đủ hồ sơ giấy theo quy định. Khi nhận được hồ sơ giấy, Văn phòng UBND tỉnh mới trình Chủ tịch UBND tỉnh;
b) Nếu chỉ nhận được hồ sơ giấy, Văn phòng UBND tỉnh lập Phiếu trình giải quyết công việc trình Chủ tịch UBND tỉnh, đồng thời yêu cầu gửi bổ sung trong thời hạn 24 giờ kể từ khi Văn phòng UBND tỉnh phát hành văn bản để hoàn thiện hồ sơ giải quyết công việc trên môi trường mạng.
6. Hồ sơ, văn bản của các cơ quan, tổ chức, cá nhân không thuộc hệ thống hành chính nhà nước gửi theo quy định về công tác văn thư.
Việc gửi, tiếp nhận, xử lý hồ sơ trình quy định tại Điều này phải bám sát lộ trình triển khai chính quyền điện tử của tỉnh. Tùy tình hình thực tế, giao Văn phòng UBND tỉnh tham mưu cho UBND tỉnh có văn bản quy định riêng để thực hiện cho từng thời kỳ; bảo đảm việc ứng dụng công nghệ thông tin được triển khai kịp thời, đồng bộ, có hiệu quả nhằm phục vụ công cuộc cải cách hành chính. Văn bản quy định của UBND tỉnh sau khi được ban hành thì thay thế quy định về việc gửi, tiếp nhận, xử lý hồ sơ tại Điều này.