Điều 8. Vận chuyển, giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước phải đăng ký qua văn thư, lưu trữ của đơn vị theo quy trình sau đây:
1. Vận chuyển tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước.
Tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước khi vận chuyển phải được đựng trong bao bì chắc chắn bằng loại vật liệu phù hợp; khi cần thiết phải niêm phong theo quy định; có phương tiện vận chuyển bảo đảm an toàn trong mọi tình huống; trường hợp xét thấy cần thiết thì phải bố trí người bảo vệ việc vận chuyển các tài liệu, vật đó.
2. Giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước.
Mọi trường hợp giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước giữa những người: người dự thảo, văn thư, giao thông viên, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản, ... đều phải vào sổ, có ký nhận giữa bên giao và bên nhận.
a) Gửi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước.
- Vào sổ “Tài liệu mật đi” để theo dõi. Sổ “Tài liệu mật đi” phải ghi đầy đủ các mục: số thứ tự (đồng thời là số tài liệu gửi đi), ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người ký, ghi chú. Trường hợp gửi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “Tuyệt mật” thì cột trích yếu nội dung chỉ được ghi khi người có thẩm quyền đồng ý. Tài liệu gửi đi phải cho vào bì dán kín và chuyển đến văn thư để làm phong bì ngoài gửi đi.
- Làm bì: Tài liệu mang bí mật Nhà nước gửi đi phải làm bì riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc.
+ Tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “Mật” ngoài bì đóng dấu chữ
C
+ Tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “Tối mật” ngoài bì đóng dấu chữ
B
+ Tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước độ “Tuyệt mật” gửi bằng 2 bì:
Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật”. Nếu là tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì”.
Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ
A
b) Nhận tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước.
- Mọi tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước gửi đến từ các nguồn đều phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.
- Trường hợp tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước đến mà bì trong có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư vào sổ số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên trên bì đi vắng, không thể nhận được tài liệu thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Văn thư không được bóc bì.
- Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước gửi đến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ lọt bí mật Nhà nước hoặc tài liệu, vật bị tráo đổi, mất, hư hỏng, ... thì người nhận phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.
c) Thu hồi tài liệu mang bí mật Nhà nước.
Những tài liệu có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng thời hạn. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu bảo đảm tài liệu không bị thất lạc.