Điều 18. Nguyên tắc, cách thức ghi, sử dụng các loại biểu mẫu trong giải quyết thủ tục hành chính
1. Các biểu mẫu trong giải quyết thủ tục hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 03/2025/TT-VPCP và quy định cụ thể của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Việc thiết kế, nguyên tắc, cách thức ghi, sử dụng các loại biểu mẫu trong giải quyết thủ tục hành chính thực hiện theo quy định tại Điều 11, Điều 12 Thông tư số 03/2025/TT-VPCP, Quy chế này và Quy chế hoạt động của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính liên quan và một số quy định cụ thể như sau:
a) Ngoài các thông tin được tích hợp tự động, cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong quá trình hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải nhập đầy đủ, rõ ràng, chính xác nội dung yêu cầu trong các biểu mẫu.
b) Đối với những thủ tục hành chính không thể trích xuất dữ liệu từ Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính do chưa được kết nối, tích hợp với các phần mềm chuyên ngành khác hoặc trong trường hợp xảy ra các sự cố dẫn đến không thể sử dụng Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính thì công chức, viên chức, người lao động kịp thời sử dụng biểu mẫu giấy, sổ giấy để phục vụ cho công tác theo dõi quá trình tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính. Sau khi Hệ thống hoạt động trở lại, trong thời hạn 01 ngày làm việc phải cập nhật và xử lý thông tin, dữ liệu hồ sơ thủ tục hành chính vào Hệ thống.
c) Đối với mẫu Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
- Cán bộ, công chức, viên chức, người làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cập nhật quy trình chuyển xử lý, giải quyết thủ tục hành chính vào Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, trong đó ký và ghi rõ họ tên, ghi rõ thời gian giao, nhận khi tiếp nhận, xử lý, giải quyết đối với từng hồ sơ thủ tục hành chính.
- Không phải lập, in và chuyển Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ trong các trường hợp: Hồ sơ thủ tục hành chính quy định phải trả kết quả giải quyết ngay tại chỗ, ngay trong ngày làm việc hoặc trong 01 ngày làm việc; hồ sơ dịch vụ công trực tuyến toàn trình (không có yêu cầu hồ sơ giấy); hồ sơ dịch vụ công trực tuyến toàn trình liên thông phải lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan đã được cập nhật kịp thời, đầy đủ tiến độ, kết quả tham gia ý kiến vào phần mềm Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.
d) Đối với các biểu mẫu (gồm: Thông báo xin lỗi và gia hạn thời gian trả kết quả giải quyết; Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện lại hồ sơ; Thông báo trả lại, không giải quyết hồ sơ): Lãnh đạo cơ quan, đơn vị có thẩm quyền đang trực tiếp xử lý, thẩm định tại các bước của quy trình giải quyết thủ tục hành chính hoặc ủy quyền cho cơ quan, đơn vị cấp dưới có thẩm quyền trực tiếp ký ban hành thông báo.
3. Việc lưu trữ các báo cáo, hồ sơ, sổ sách được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật có liên quan.