Điều 14. Trách nhiệm trong việc giải quyết quá hạn, dừng giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính và dừng thực hiện thủ tục hành chính
1. Xử lý hồ sơ bị quá hạn giải quyết:
a) Thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả tối đa bằng thời gian giải quyết thủ tục hành chính theo quy định, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về thời gian này thì áp dụng theo pháp luật chuyên ngành.
b) Trường hợp cơ quan, đơn vị được lấy ý kiến cần gia hạn thêm thời gian giải quyết thì chậm nhất 01 ngày trước ngày hết thời hạn phối hợp phải gửi văn bản nêu rõ thời gian cần gia hạn cho cơ quan, đơn vị chủ trì giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính biết để chủ động trong việc thực hiện xin lỗi và hẹn lại thời gian trả kết quả giải quyết cho cá nhân, tổ chức theo quy định.
Cơ quan, đơn vị được lấy ý kiến trả lời quá thời hạn dẫn đến cơ quan, đơn vị chủ trì không đủ thời gian giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính đúng thời hạn thì cơ quan, đơn vị chủ trì thông báo xin lỗi bằng văn bản và hẹn lại thời gian trả kết quả theo quy định; đồng thời, báo cáo cơ quan, người có thẩm quyền quản lý trực tiếp biết và xem xét, xử lý trách nhiệm chậm phối hợp theo quy định.
2. Việc giải quyết hồ sơ vượt quá thời hạn quy định hoặc bị chậm so với thời gian hẹn trả kết quả mà không có văn bản xin lỗi, không có lý do hoặc có lý do nhưng không chính đáng thì Trung tâm Phục vụ hành chính công tổng hợp, báo cáo cơ quan, người có thẩm quyền quản lý trực tiếp chỉ đạo làm rõ, xác định trách nhiệm, xử lý nghiêm và phối hợp thông báo công khai theo quy định.
3. Xử lý việc dừng giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính:
a) Đối với hồ sơ sau khi được tiếp nhận nhưng qua thẩm tra, thẩm định nhận thấy không đủ cơ sở để giải quyết theo quy định, cơ quan có thẩm quyền giải quyết trả lại hồ sơ cho cá nhân, tổ chức, kèm theo thông báo bằng văn bản theo mẫu gửi đến cá nhân, tổ chức, trong đó nêu rõ lý do không giải quyết. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định hoặc trong thời gian đã đề nghị gia hạn.
b) Đối với các hồ sơ thủ tục hành chính có quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính mà tại các bước không quy định thời gian giải quyết hoặc trường hợp hồ sơ qua thẩm tra, thẩm định nhận thấy theo quy định hiện hành có vướng mắc, chồng chéo chưa đủ cơ sở pháp lý hoặc việc phối hợp giải quyết hồ sơ giữa cơ quan, đơn vị gặp khó khăn, vướng mắc vì lý do khách quan, bất khả kháng dẫn đến việc chưa giải quyết hồ sơ theo quy định thì cơ quan chủ trì giải quyết hồ sơ thông báo tạm dừng và nêu rõ lý do gửi đến cá nhân, tổ chức biết.
4. Trường hợp yêu cầu dừng thực hiện thủ tục hành chính (xin rút hồ sơ thủ tục hành chính) thì cá nhân, tổ chức và cơ quan, cấp có thẩm quyền và Trung tâm Phục vụ hành chính công thực hiện theo quy định tại Điều 21 Nghị định số 118/2025/NĐ-CP, Điều 7 Thông tư số 03/2025/TT-VPCP và quy định tại Quy chế này. Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp có trách nhiệm kiểm tra và xác nhận nội dung yêu cầu dừng thực hiện thủ tục hành chính trước khi trả lại hồ sơ cho cá nhân, tổ chức.
5. Văn bản thông báo xin lỗi quá hạn giải quyết và gia hạn trả kết quả; văn bản thông báo trả lại, không giải quyết hồ sơ; văn bản thông báo bổ sung, hoàn thiện lại hồ sơ phải được cập nhật kịp thời vào phần mềm quản lý, công khai trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và sử dụng dịch vụ tin nhắn tự động để kịp thời gửi thông tin đến cá nhân, tổ chức qua hệ thống tin nhắn tổng đài.
Đối với những nơi chưa sử dụng hệ thống tin nhắn tổng đài thì được phép sử dụng điện thoại, mạng xã hội được cấp có thẩm quyền cho phép để thông tin kịp thời đến cá nhân, tổ chức biết.
Văn bản thông báo xin lỗi quá hạn giải quyết và gia hạn trả kết quả; văn bản thông báo trả lại, không giải quyết hồ sơ; văn bản thông báo bổ sung, hoàn thiện lại hồ sơ được lưu trữ vào hồ sơ thủ tục hành chính.
6. Trung tâm Phục vụ hành chính công có nhiệm vụ kiểm soát các thông báo xin lỗi và gia hạn thời gian trả kết quả giải quyết, thông báo trả lại, không giải quyết hồ sơ, thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện lại hồ sơ, thông báo dừng giải quyết hồ sơ của các cơ quan, đơn vị và bộ phận chuyên môn thông qua phần mềm Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc qua hình thức khác theo quy định pháp luật. Trường hợp có căn cứ xác định thông báo của các cơ quan, đơn vị và bộ phận chuyên môn không phù hợp với quy định pháp luật thì có quyền không đồng ý và yêu cầu cơ quan, đơn vị và bộ phận chuyên môn phải tiếp tục giải quyết theo quy định pháp luật, đồng thời báo cáo đề nghị cơ quan, người có thẩm quyền xem xét, xử lý trách nhiệm.