Điều 4. Khi tiếp xúc với khách nước ngoài phải thực hiện các yêu cầu sau đây:
1. Tất cả các cuộc tiếp xúc với khách nước ngoài tại cơ quan Bộ chỉ được tổ chức tại các phòng khách và phải chấp hành nội quy bảo vệ cơ quan. Cán bộ chịu trách nhiệm tổ chức cuộc tiếp xúc hoặc được Lãnh đạo Bộ cử tham gia cùng tiếp khách phải có mặt trước 5 phút, mặc trang phục lịch sự, đúng nghi lễ đối ngoại. Các đơn vị phải mở sổ theo dõi để ghi chép đầy đủ nội dung các cuộc tiếp xúc với khách nước ngoài.
2. Các cán bộ được cử tiếp khách (kể cả tiếp ngoài Bộ do các cơ quan khác chủ trì hoặc ngoài giờ mang tính chất không chính thức) nếu có các nội dung liên quan đến công tác hợp tác quốc tế của Bộ phải báo cáo Lãnh đạo Bộ (qua Vụ Quan hệ quốc tế).
3. Đối với những cuộc tiếp xúc của khách nước ngoài với Lãnh đạo Bộ:
- Các đơn vị chức năng chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, cử cán bộ tham dự tiếp khách và theo dõi, ghi chép đầy đủ nội dung tiếp khách.
- Vụ Quan hệ quốc tế chịu trách nhiệm tổ chức và ghi chép biên bản đầy đủ các cuộc tiếp khách của Lãnh đạo Bộ, tổng kết báo cáo Lãnh đạo Bộ định kỳ hàng tháng về nội dung Bộ đã làm việc với khách nước ngoài.