Điều 10. Nhiệm vụ cụ thể của các đơn vị liên quan trong việc tổ chức đoàn ra, đoàn vào.
Vụ Quan hệ quốc tế:
- Chủ trì chuẩn bị cho đoàn cấp Bộ;
- Đầu mối liên hệ giải quyết các thủ tục đối ngoại với các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước phục vụ cho các đoàn ra, đoàn vào như: soạn thảo và gửi giấy mời, các văn bản có liên quan; đề nghị cấp visa, hộ chiếu, thị thực xuất nhập cảnh;
- Đầu mối tổng hợp tài liệu;
- Bố trí, cử cán bộ phiên dịch phục vụ cho các đoàn ra, các đoàn vào nếu các đơn vị chủ trì có yêu cầu.
Vụ Tổ chức và Cán bộ khoa học:
- Đầu mối trình Lãnh đạo Bộ quyết định nhân sự đoàn ra và gửi đến Vụ Quan hệ quốc tế chậm nhất 05 ngày trước khi đoàn lên đường;
- Đầu mối xây dựng và thực hiện kế hoạch đoàn ra khảo sát đào tạo của các đơn vị trong Bộ, đối với hệ thống cơ quan quản lý khoa học, công nghệ và môi trường.
Văn phòng Bộ:
- Đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện, kinh phí phục vụ cho đoàn theo kế hoạch và dự toán được Bộ duyệt, tặng phẩm, quà lưu niệm;
- Duyệt dự toán và quyết toán chi tiền Việt Nam theo chế độ;
- Bố trí phục vụ hậu cần trong quá trình làm việc của đoàn vào;
- Tổ chức đón tiễn tại sân bay, cửa khẩu, bố trí nơi ăn, ở cho các đoàn vào; tổ chức đón, tiễn các đoàn ra do Lãnh đạo Bộ dẫn đầu.
Vụ Tài chính - Kế toán:
- Xây dựng, tổng hợp dự toán và phân bổ ngân sách, thực hiện các thủ tục cấp phát kinh phí thuộc ngân sách Nhà nước cho các đoàn ra của Bộ và các đơn vị trong Bộ;
- Tổng hợp báo cáo tình hình tài chính thực hiện các đoàn ra hàng quý, năm của Bộ và các đơn vị trong Bộ.
Các đơn vị được Bộ giao chủ trì làm việc:
- Chuẩn bị nội dung, tài liệu, chương trình làm việc (kể cả các cuộc hội thảo, hội đàm) và trình Lãnh đạo Bộ (qua Vụ Quan hệ quốc tế); thông báo cho các đơn vị liên quan của Việt Nam (trong Bộ hoặc ngoài Bộ) tham dự và phối hợp;
- Tổ chức đón, tiễn các đoàn vào do đơn vị chủ trì;
- Cử cán bộ, phiên dịch (nếu cần) làm việc với đoàn vào;
- Lập báo cáo kết quả đợt làm việc theo quy định.
Các đơn vị của Bộ đã được phân cấp về một số vấn đề liên quan đến hợp tác quốc tế, chịu trách nhiệm giải quyết các thủ tục tài chính, hộ chiếu, visa, thị thực xuất nhập cảnh, mua vé máy bay cho đoàn ra thuộc đơn vị mình theo phân cấp.
Trường hợp cơ quan khác mời và tổ chức làm thủ tục chung cho cả đoàn thì cá nhân được cử tham gia đoàn tự liên hệ với cơ quan đó để làm các thủ tục cần thiết.