Điều 5. Sổ sách kế toán.
Các hợp tác xã áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, mở các loại sổ sách kế toán sau đây:
1. Loại sổ do bộ phận kế toán hợp tác xã giữ:
a) Sổ tổng hợp gồm có:
- Số đăng ký chứng từ ghi sổ;
- Sổ cái;
b) Sổ chi tiết gồm có:
- Sổ đăng ký tài sản cố định (hoặc thẻ tài sản cố định),
- Sổ chi tiết các loại vật liệu như nguyên liệu và vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, vật rẻ tiền mau hỏng, phụ tùng sửa chữa và thay thế, phế liệu, nguyên vật liệu thuê ngoài chế biến.
- Sổ sửa chữa lớn và xây dựng cơ bản (mở theo các tiểu khoản),
- Sổ chi phí phân xưởng (mở theo các tiểu khoản),
- Sổ chi phí chờ phân bổ (mở theo từng loại phân bổ),
- Sổ thành phẩm,
- Sổ thanh toán tạm ứng (mở theo từng đơn vị và cá nhân),
- Sổ các khoản phải thu (mở theo từng đơn vị và cá nhân),
- Sổ các khoản phải trả (mở theo từng đơn vị và cá nhân),
- Sổ cổ phần (theo dõi từng xã viên),
- Sổ nguồn vốn công ích,
- Sổ nguồn vốn khấu hao,
- Sổ theo dõi công lao động.
2. Loại sổ do thủ quỹ giữ: sổ quỹ.
3. Loại sổ do thủ kho giữ: sổ nhập, xuất các loại nguyên liệu, vật liệu, thành phẩm (thẻ kho theo số lượng).
Các hợp tác xã phải tùy tình hình hoạt động mà mở các loại sổ sách, mở loại sổ nào phải theo đúng mẫu mực của sổ đó như đã quy định ở phần hướng dẫn kèm theo ([1]). Ngoài những sổ sách trên đây, hợp tác xã có thể mở những sổ sách chi tiết khác phục vụ cho yêu cầu quản lý riêng của mình, nhưng phải được sự đồng ý của sở, ty tài chính.
Niên độ kế toán của hợp tác xã tiểu công nghiệp, thủ công nghiệp bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 dương lịch. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán phải khoá sổ, đối chiếu giữa sổ cái với sổ chi tiết, đối chiếu giữa sổ của kế toán với sổ của thủ quỹ, thủ kho, đối chiếu số liệu của kế toán với số thực có về tiền mặt trong quỹ và số tài sản trong kho. Cuối năm, ngoài những việc trên đây, kế toán phải khoá sổ cũ, mở sổ mới, và chuyển tất cả số dư ở sổ cũ tính đến hết ngày 31 tháng 12 sang sổ mới.
Sổ sách kế toán khi đem dùng, phải đánh số thứ tự vào các trang, đóng dấu giáp lai từng trang và phải được ủy viên quản trị phụ trách tài chính chứng nhận số trang của từng quyển sổ. Sổ sách kế toán không được ghi chép bằng bút chì, không được tẩy xoá, cắt dán, viết xen kẽ, viết chồng hoặc để chừa dòng trống giữa hai dòng viết. Muốn sửa chữa những chỗ viết sai phải theo đúng phương pháp do Bộ tài chính quy định.