Điều 12. Hồ sơ đề nghị khen thưởng, thời gian giải quyết khen thưởng
1. Hồ sơ đề nghị khen thưởng gồm:
a) Tờ trình đề nghị khen thưởng của cấp huyện hoặc cấp tương đương.
b) Biên bản họp xét duyệt của Hội đồng Thi đua- Khen thưởng cấp trình khen.
c) Báo cáo thành tích và báo cáo tóm tắt thành tích của các đối tượng đề nghị khen thưởng (có xác nhận thành tích của cấp trình khen).
d) Các đối tượng có nghĩa vụ nộp ngân sách cho Nhà nước thì khi trình Uỷ ban nhân dân tỉnh khen thưởng hoặc xét, trình Chính phủ, Nhà nước khen thưởng cho đơn vị và cá nhân là Thủ trưởng đơn vị nhất thiết phải có xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước của cơ quan Thuế và cơ quan Bảo hiểm xã hội.
đ) Đối với các trường hợp đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh có ý kiến hiệp y khen thưởng, hồ sơ phải có:
- Văn bản đề nghị hiệp y khen thưởng của Bộ, ngành, Đoàn thể Trung ương.
- Báo cáo thành tích của tập thể, cá nhân được đề nghị khen thưởng.
- Nếu là doanh nghiệp và người đứng đầu doanh nghiệp phải có văn bản xác nhận của cơ quan Thuế và cơ quan Bảo hiểm xã hội.
2. Thời gian nộp hồ sơ và giải quyết khen thưởng
a) Hồ sơ trình Ủy ban nhân dân tỉnh xét khen thưởng được gửi về Ban Thi đua- Khen thưởng, Sở Nội vụ (02 bộ). Sau khi thẩm định, nếu hồ sơ đạt yêu cầu thì trong 05 ngày làm việc, Ban Thi đua- Khen thưởng, Sở Nội vụ tham mưu trình Ủy ban nhân dân tỉnh xét, ban hành Quyết định khen thưởng.
b) Hồ sơ trình Ủy ban nhân dân tỉnh xét khen thưởng tổng kết phong trào thi đua theo năm phải được giải quyết dứt điểm trong Quý I năm sau.
c) Hồ sơ đề nghị Chính phủ tặng Cờ và Thủ tướng Chính phủ phong tặng danh hiệu Chiến sĩ thi đua toàn quốc, phải gửi về Ban Thi đua- Khen thưởng, Sở Nội vụ trước ngày 31 tháng 01 năm sau. Riêng ngành Giáo dục Đào tạo trước ngày 31 tháng 7 (05 bộ).
d) Hồ sơ đề nghị tặng Huân chương, Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ gửi về Ban Thi đua- Khen thưởng, Sở Nội vụ (03 bộ).
đ) Hồ sơ đề nghị phong tặng danh hiệu “Anh hùng Lao động” gửi về Ban Thi đua- Khen thưởng, Sở Nội vụ (20 bộ).
e) Hồ sơ đề nghị khen thưởng cho các cá nhân đã nghỉ hưu (hoặc hy sinh, từ trần) do cơ quan quản lý cán bộ trước khi nghỉ hưu (hoặc hy sinh, từ trần) xem xét, hoàn chỉnh, trình cấp có thẩm quyền theo quy định. Trường hợp cơ quan hoặc địa phương đã giải thể hoặc sáp nhập thì cơ quan tiếp nhận nhiệm vụ có trách nhiệm xem xét, đề nghị.
g) Hồ sơ đề nghị khen thưởng theo thủ tục đơn giản được thực hiện đối với những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc đột xuất như học sinh, sinh viên, vận động viên đạt giải trong các kỳ thi, các gương dũng cảm, quên mình cứu người, cứu tài sản, bắt cướp.... Cơ quan chuyên môn làm công tác thi đua, khen thưởng có trách nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ, khẩn trương trình cấp có thẩm quyền xét động viên, khen thưởng kịp thời.
h) Cơ quan làm công tác thi đua, khen thưởng các cấp có trách nhiệm kiểm tra về quy trình, thủ tục, hồ sơ và đối chiếu với tiêu chuẩn khen thưởng do Luật thi đua, khen thưởng và Uỷ ban nhân dân tỉnh quy định đối với các đối tượng trình khen thưởng.
3. Thông báo kết quả khen thưởng
Các tập thể, cá nhân được cấp có thẩm quyền quyết định khen thưởng, trong thời gian 10 ngày kể từ khi nhận được quyết định khen thưởng, cơ quan thẩm định hồ sơ có trách nhiệm thông báo cho đơn vị trình khen biết.
4. Lưu trữ hồ sơ khen thưởng
Các Sở, ban, ngành, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể, cơ quan, đơn vị, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ khen thưởng của cấp mình và cấp cơ sở để thuận tiện cho việc tra cứu hồ sơ, giải quyết đơn, thư khiếu nại hoặc xác nhận khen thưởng khi các đối tượng có yêu cầu. Hết thời hạn quy định, hồ sơ phải được bàn giao cho bộ phận Lưu trữ theo quy định của pháp luật.