Điều 9. Ký số trên văn bản điện tử
1. Việc ký số được thực hiện thông qua phần mềm ký số; ký số vào văn bản điện tử thành công hay không thành công phải được thông báo xác thực thông qua phần mềm.
2. Vị trí ký số:
a) Đối với vị trí ký số của cơ quan, tổ chức:
- Khi sử dụng một chữ ký số cơ quan, tổ chức: Là vị trí trên cùng, bên trái, ở trang đầu tiên của văn bản;
- Khi sử dụng hai chữ ký số (01 chữ ký số cá nhân, 01 chữ ký số cơ quan, tổ chức): Là vị trí chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy.
b) Đối với vị trí ký số của cá nhân: Là vị trí ký tay trên văn bản giấy;
c) Đối với các văn bản như: Chương trình phối hợp, biên bản, các loại văn bản có nhiều người ký, vị trí ký số trên văn bản điện tử được phân bổ theo quy định như văn bản giấy;
d) Đối với các trường hợp khác:
- Dấu giáp lai: Văn bản điện tử sau khi đã ký số được đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản (nội dung không bị thay đổi trong suốt quá trình trao đổi, xử lý, lưu trữ) nên không cần cơ chế dấu giáp lai các trang của văn bản điện tử đã ký số;
- Dấu treo: Các tệp tài liệu, phụ lục gửi kèm văn bản điện tử sau khi đã ký số được đảm bảo tính toàn vẹn nên thay thế hoàn toàn dấu treo trên các phụ lục, tài liệu.
3. Quy trình chung về ký số:
a) Sử dụng hai chữ ký số: 01 chữ ký số cá nhân, 01 chữ ký số cơ quan, tổ chức để phát hành văn bản điện tử (áp dụng cho các văn bản điện tử tương đương văn bản giấy có chữ ký tay và đóng dấu cơ quan):
- Soạn tệp văn bản điện tử, gửi lãnh đạo duyệt văn bản;
- Lãnh đạo duyệt văn bản gửi văn thư vào số và ngày, tháng ban hành văn bản;
- Văn thư trình ký văn bản điện tử đã được vào số và ngày, tháng ban hành;
- Lãnh đạo ký duyệt ký số văn bản điện tử trình ký, chuyển văn thư;
- Văn thư sử dụng chứng thư số của cơ quan, tổ chức ký số lên văn bản điện tử đã được ký duyệt;
- Phát hành văn bản điện tử đã được ký số.
b) Sử dụng một chữ ký số cơ quan, tổ chức để phát hành văn bản điện tử (áp dụng cho các văn bản quy định tại Điểm a Khoản 5 Điều 4 của Quy chế này; văn bản dự thảo gửi trình cơ quan cấp trên ký ban hành hoặc gửi xin ý kiến các cơ quan khác; các tệp tài liệu, phụ lục gửi kèm tệp văn bản phát hành có chữ ký số):
- Soạn tệp văn bản điện tử, gửi trình duyệt;
- Người duyệt văn bản chuyển văn thư;
- Văn thư sử dụng chữ ký số của cơ quan, tổ chức ký số lên văn bản điện tử đã được duyệt;
- Phát hành văn bản điện tử đã được ký số.
4. Ngày ký số lên văn bản điện tử phải cùng ngày ban hành văn bản điện tử đó, trừ trường hợp quy định tại Điểm a Khoản 5 Điều 4 của Quy chế này. Căn cứ Khoản 3 Điều này, các cơ quan ban hành quy trình ký số phát hành văn bản điện tử theo quy định, phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan mình.
5. Hiển thị thông tin về chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử thực hiện theo quy định của Bộ Nội vụ.