Điều 13. Tạo lập, luân chuyển, tiếp nhận, xử lý và trao đổi thông tin, văn bản, tài liệu điện tử trong hệ thống
1. Việc tạo lập, gửi nhận, xử lý và trao đổi thông tin, văn bản, tài liệu điện tử của các cơ quan, đơn vị và cá nhân trong hệ thống phải được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của hệ thống theo quy định của pháp luật văn thư lưu trữ và công tác an toàn thông tin.
2. Tạo lập văn bản, tài liệu điện tử và các dạng file (tệp) đính kèm để sử dụng trên hệ thống bằng các phần mềm máy tính phải sử dụng thống nhất theo định dạng chung là: . phần mở rộng (đuôi)*.TXT, *.DOC. *.DOCX, *.XLS,*.XLSX,*.PDF,*.ODT, *.ODS,*.ODP hoặc bản số hóa các tài liệu giấy bằng cách quét (scan) để chuyển nội dung bản giấy sang định dạng file PDF; thống nhất sử dụng bộ gõ tiếng Việt (trình bày phông chữ tiếng Việt), bảng mã Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 để soạn thảo văn bản.