Điều 12. Trách nhiệm nhận, xử lý văn bản điện tử trong hệ thống
1. Mọi cơ quan, đơn vị và cá nhân phải có trách nhiệm theo dõi để tiếp nhận, xử lý công việc kịp thời hàng ngày trên hệ thống.
2. Nếu trường hợp văn bản khẩn, hỏa tốc, vụ việc cần phối hợp giải quyết ngay thì cơ quan, đơn vị và cá nhân gửi văn bản phải sử dụng song song phương tiện thông tin liên lạc thứ hai (chuyển fax nhanh, điện thoại,...) để báo cho cơ quan, đơn vị và cá nhân tiếp nhận được biết để xử lý kịp thời.
3. Thời gian xác định tiếp nhận, xử lý văn bản là thời điểm văn bản đến được ghi tự động trong hệ thống, tài khoản của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản điện tử.