Điều 5. Cấp, quản lý, sử dụng tài khoản trong Cơ sở dữ liệu
1. Người được cấp tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu gồm:
a) Giám đốc Sở Tư pháp, Phó Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực, lãnh đạo và chuyên viên bộ phận chuyên môn tham mưu quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực của Sở Tư pháp;
b) Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và các viên chức, nhân viên của các tổ chức hành nghề công chứng theo phân công của Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng;
c) Người thực hiện chứng thực và công chức Tư pháp - Hộ tịch thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã theo phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;
d) Cá nhân khác để phục vụ cho việc thực hiện công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.
2. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức quy định tại các điểm b, c, d khoản 1 Điều này lập danh sách yêu cầu cấp tài khoản cho các cá nhân của cơ quan, đơn vị, tổ chức mình gửi về Sở Tư pháp để xem xét, cấp tài khoản.
3. Cơ quan, đơn vị, tổ chức nơi người được cấp tài khoản công tác có trách nhiệm chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên thuộc cơ quan, đơn vị, tổ chức mình thực hiện việc cập nhật dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu, tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu; thường xuyên rà soát đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên được cấp tài khoản đề nghị Sở Tư pháp khóa, mở lại tài khoản bị khóa hoặc xóa tài khoản.
4. Người được cấp tài khoản có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu.
5. Tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu đã được cấp sẽ bị khóa trong các trường hợp sau:
a) Công chứng viên bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng hoặc bị tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên; cán bộ, công chức, viên chức bị tạm đình chỉ công tác;
b) Cá nhân đã được cấp tài khoản nhưng không thực hiện nhiệm vụ có liên quan đến Cơ sở dữ liệu do sự phân công của cơ quan, đơn vị, tổ chức;
c) Cá nhân có hành vi vi phạm quy định tại Điều 4 của Quy chế này.
Tài khoản bị khóa được mở lại theo đề nghị của cơ quan, đơn vị, tổ chức nơi cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên công tác khi người được cấp tài khoản tiếp tục thực hiện nhiệm vụ có liên quan đến Cơ sở dữ liệu.
6. Tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu đã được cấp sẽ bị xóa trong các trường hợp sau:
a) Công chứng viên đã miễn nhiệm, bị xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên;
b) Cá nhân được cấp tài khoản chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu;
c) Cơ quan, đơn vị, tổ chức của người được cấp tài khoản bị giải thể, chuyển đổi, chấm dứt hoạt động, sáp nhập, hợp nhất theo quy định của pháp luật.
7. Sở Tư pháp căn cứ yêu cầu của hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và công tác quản lý nhà nước thực hiện việc quản lý, cấp, khóa hoặc mở lại, xóa tài khoản trong Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật và của Quy chế này.