Điều 19. Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng
1. Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm sử dụng Cơ sở dữ liệu; cập nhật đầy đủ các thông tin vào Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này.
2. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:
a) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền internet để sử dụng Cơ sở dữ liệu; cài đặt thường trú các chương trình kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu;
b) Tổ chức quản lý việc nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu, phân công công chứng viên, viên chức hoặc nhân viên thực hiện nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch, tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu theo đúng quy định tại Quy chế này và quy định pháp luật khác có liên quan;
c) Tổ chức quản lý việc khai thác, sử dụng các tính năng của phần mềm Cơ sở dữ liệu được phân quyền phục vụ cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình;
d) Quyết định và chịu trách nhiệm về việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu của tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin;
đ) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời rà soát đề nghị Sở Tư pháp cấp, khóa, mở lại, xóa tài khoản của viên chức, nhân viên đơn vị mình.
e) Cử công chứng viên, viên chức, nhân viên tham dự các lớp bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu;
g) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình cập nhật, khai thác và sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu.
3. Công chứng viên, viên chức, nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được phân công cập nhật, tra cứu, khai thác và sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm:
a) Nhập thông tin, sửa chữa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu; tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin đã nhập hoặc đã tra cứu;
b) Tham dự các lớp bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu khi được phân công;
c) Tiến hành các biện pháp quản lý, kỹ thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và bảo đảm an toàn, bí mật thông tin./.