Điều 9. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp
1. Cơ quan, đơn vị chủ trì cuộc họp có trách nhiệm liên hệ, phối hợp với đơn vị quản lý điểm cầu chính để chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cho cuộc họp.
2. Cán bộ kỹ thuật của các điểm cầu cuối liên hệ, phối hợp với cán bộ kỹ thuật của điểm cầu chính và doanh nghiệp viễn thông tại điểm cầu đó tiến hành vận hành thử hệ thống trước 01 ngày và 01 giờ trước khi cuộc họp chính thức diễn ra.
3. Điểm cầu chính và các điểm cầu cuối phân công cán bộ kỹ thuật điều khiển thiết bị của hệ thống HNTHTT, trực xuyên suốt trong quá trình vận hành thử và trong thời gian họp chính thức.
4. Trường hợp có yêu cầu tổ chức cuộc họp ở hội trường lớn, có số lượng đại biểu tham dự đông (số lượng đại biểu nhiều hơn số lượng chỗ ngồi trong phòng họp tại các điểm cầu), cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu phối hợp doanh nghiệp viễn thông tại điểm cầu đó trong việc di chuyển thiết bị, đường truyền đảm bảo phục vụ tốt cho cuộc họp.
5. Điểm cầu chính tổng hợp danh sách các cán bộ kỹ thuật tham gia quản lý, vận hành hệ thống HNTHTT tại các điểm cầu cuối để thuận tiện cho việc đăng ký phát biểu và hỗ trợ kỹ thuật.
6. Trường hợp trong quá trình vận hành thử xảy ra sự cố phức tạp, cần kiểm tra, xử lý, không thể tổ chức được cuộc họp theo như thời gian đã thông báo thì cán bộ kỹ thuật điểm cầu chính trao đổi với cán bộ kỹ thuật điểm cầu cuối và doanh nghiệp viễn thông để dự kiến chính xác thời gian tiến hành họp được và báo cho cơ quan, đơn vị chủ trì cuộc họp biết, thông báo đến các đại biểu dự họp.