Điều 16. Trách nhiệm của các đơn vị có lắp đặt điểm cầu cuối
1. Các đơn vị có lắp đặt điểm cầu cuối có trách nhiệm quản lý, bảo quản các thiết bị của hệ thống HNTHTT và phải đảm bảo phòng họp, các thiết bị đáp ứng các quy định, yêu cầu theo tài liệu hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông; ban hành và niêm yết nội quy phòng họp trực tuyến, bảo đảm các điều kiện quy định trong Quy chế này; phối hợp kịp thời với điểm cầu chính trong quá trình chuẩn bị cũng như khi diễn ra cuộc họp chính thức.
2. Bố trí cán bộ kỹ thuật trực tiếp vận hành hệ thống thiết bị phục vụ cuộc họp (tối thiểu mỗi đơn vị có 01 cán bộ kỹ thuật).
Riêng đối với các huyện, thị xã, thành phố bố trí cán bộ kỹ thuật trực tiếp vận hành hệ thống thiết bị phục vụ cuộc họp như sau:
a) 01 (một) cán bộ thuộc huyện ủy, thị ủy, thành ủy và 01 (một) cán bộ thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện tham gia đào tạo, tập huấn để có thể vận hành tốt hệ thống HNTHTT; có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ cán bộ cấp xã trong công tác vận hành, sử dụng hệ thống HNTHTT ở điểm cầu cấp xã.
b) Các cuộc họp do Tỉnh ủy, các cơ quan tham mưu, giúp việc Tỉnh ủy chủ trì tổ chức thì cán bộ kỹ thuật thuộc huyện ủy, thị ủy, thành ủy chịu trách nhiệm vận hành hệ thống HNTHTT; các cuộc họp do Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân tỉnh, các sở, ban, ngành, MTTQ và đoàn thể cấp tỉnh chủ trì tổ chức thì cán bộ kỹ thuật thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu trách nhiệm vận hành hệ thống HNTHTT.
3. Cung cấp thông tin cán bộ kỹ thuật, cán bộ lãnh đạo phụ trách (họ tên, đơn vị, chức vụ, số điện thoại, email) về Sở Thông tin và Truyền thông; tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo, tập huấn công tác quản lý, vận hành hệ thống HNTHTT; khi thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông biết để có kế hoạch tập huấn, thuận tiện cho việc liên lạc điều phối, hỗ trợ kỹ thuật từ điểm cầu chính.
4. Phối hợp với doanh nghiệp viễn thông, chi nhánh điện tại địa bàn đảm bảo chất lượng đường truyền, nguồn điện phục vụ hệ thống HNTHTT an toàn, thông suốt; có phương án về nguồn điện dự phòng cho phòng họp trực tuyến để đảm bảo phục vụ các cuộc họp không bị gián đoạn khi có sự cố trên lưới điện tại địa bàn.
5. Hàng năm lập dự toán kinh phí trong hoạt động của đơn vị để phục vụ cho việc duy trì, bảo trì và nâng cấp hệ thống kịp thời.
6. Định kỳ hàng năm (trước ngày 10/12),tổng hợp, đánh giá chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống HNTHTT, gửi ý kiến, kiến nghị, đề xuất về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Thông tin và Truyền thông.