Điều 8. Đăng ký sử dụng hệ thống HNTHTT
1. Cơ quan, đơn vị chủ trì cuộc họp phải đăng ký với các đơn vị quản lý điểm cầu chính trước 02 (hai) ngày làm việc tính tới ngày tổ chức cuộc họp chính thức để bố trí, sắp xếp tránh trùng lặp. Trường hợp cần tổ chức cuộc họp đột xuất, khẩn cấp (như bão lụt, thiên tai, dịch bệnh…) đơn vị chủ trì cuộc họp phải chủ động thông báo bằng điện thoại, fax, thư điện tử công vụ cho các đơn vị quản lý điểm cầu chính để phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, các doanh nghiệp viễn thông, Công ty Điện lực và các đơn vị liên quan để kịp thời chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.
2. Khi nhận được đăng ký, các đơn vị quản lý điểm cầu chính có trách nhiệm xem xét, bố trí phòng họp và chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.
3. Trên cơ sở ý kiến đồng ý của các đơn vị quản lý điểm cầu chính, cơ quan, đơn vị chủ trì cuộc họp có trách nhiệm phát hành văn bản mời họp. Các đơn vị quản lý điểm cầu chính có trách nhiệm thông báo đến các huyện, thị xã, thành phố để phối hợp, bố trí phòng họp và các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.