Điều 8. Tiếp nhận văn bản đến
Văn bản đến phải đảm bảo cập nhật đầy đủ thông tin theo quy định của nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo Luật Lưu trữ.
1. Khi tiếp nhận văn bản đến bằng đường công văn truyền thống, văn thư cơ quan có trách nhiệm:
a) Chuyển văn bản giấy thành văn bản điện tử bằng hình thức quét (scan);
b) Nhập thông tin văn bản đến vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và đính kèm văn bản điện tử;
c) Chuyển văn bản điện tử đến lãnh đạo có thẩm quyền để xử lý trong thời hạn được quy định kể từ khi nhận được văn bản đến; đồng thời, chuyển văn bản giấy (nếu có) đến cho người được giao để lập hồ sơ công việc.
2. Khi tiếp nhận văn bản đến thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, Văn thư cơ quan thực hiện kiểm tra tập tin (file) văn bản đến:
a) Kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi văn bản hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết;
b) Nếu văn bản đã được ký số thì tiếp nhận vào sổ văn bản đến và chuyển đến lãnh đạo có thẩm quyền để xử lý trong thời gian được quy định kể từ khi nhận được văn bản đến; trường hợp văn bản đến chưa thực hiện ký số thì từ chối tiếp nhận hoặc thực hiện theo chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh tại thời điểm đó (nếu có).
3. Trường hợp những văn bản đến kèm theo hồ sơ có số lượng tài liệu lớn (như hồ sơ các dự án,...), văn thư cập nhật văn bản đến, còn hồ sơ chuyển trực tiếp cho bộ phận, đơn vị trực tiếp xử lý hồ sơ.
4. Văn bản đến được xử lý theo quy trình kèm theo Phụ lục 1.