Điều 11. Lưu trữ văn bản điện tử
1. Lưu trữ văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải tuân thủ các yêu cầu quy định pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ quy định tại Điều 15 của Luật Giao dịch điện tử, Điều 13 của Luật Lưu trữ và theo các quy định về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của pháp luật hiện hành để bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và dễ dàng quản lý, truy nhập, tìm kiếm thông tin.
2. Việc lưu trữ văn bản điện tử được tạo lập và quản lý trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh và phải được thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng.
3. Dữ liệu thông tin đầu vào của văn bản điện tử khi lưu trữ phải đầy đủ các thuộc tính được quy định tại Khoản 2, Điều 9, Quyết định số 35/2016/QĐ-UBND ngày 15 tháng 11 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quy định về việc sử dụng văn bản điện tử và hồ sơ điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Đăk Nông.
4. Mỗi cơ quan, đơn vị khi lập Danh mục hồ sơ cơ quan cần xác định rõ các hồ sơ được lưu trữ dưới dạng điện tử. Căn cứ vào Danh mục hồ sơ đó, cá nhân (các cán bộ, công chức tham gia sử dụng phần mềm văn phòng điện tử) được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định mã hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến, thu thập và cập nhật tất cả tài liệu có liên quan trong quá trình giải quyết công việc vào hồ sơ.
5. Khi công việc hoàn thành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm hoàn thiện và kết thúc hồ sơ. Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.
6. Việc đính chính, thu hồi và tiêu hủy văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành thực hiện theo quy định tại Điều 12, Quyết định số 35/2016/QĐ-UBND ngày 15 tháng 11 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quy định về việc sử dụng văn bản điện tử và hồ sơ điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Đăk Nông.