Điều 16. Lưu trữ dữ liệu
16.1. Yêu cầu của hệ thống lưu trữ:
16.1.1. Đảm bảo tính toàn vẹn và đầy đủ của dữ liệu lưu trữ trong suốt thời gian lưu trữ theo quy định;
16.1.2. Lưu trữ đúng và đủ thời hạn của từng loại dữ liệu theo các quy định của Nhà nước;
16.1.3. Các loại dữ liệu cần thiết để duy trì hoặc khôi phục lại hoạt động của đơn vị khi có sự cố phải được lưu trữ tối thiểu tại hai địa điểm cách biệt nhau;
16.1.4. Khi cần thiết, dữ liệu lưu trữ phải chuyển đổi được thành dạng dữ liệu ban đầu như trước khi lưu.
16.2. Trách nhiệm của Tổ CNTT:
16.2.1. Có phương án trang bị, quy trình kỹ thuật lưu trữ, kiểm tra, bảo quản và khai thác dữ liệu lưu trữ được cấp có thẩm quyền phê duyệt:
16.2.2. Đảm bảo các điều kiện về địa điểm, môi trường lưu trữ, bảo quản thiết bị lưu trữ dữ liệu an toàn và khoa học;
16.2.3. Duy trì các trang thiết bị, phần mềm dùng cho lưu trữ, khai thác đồng thời với dữ liệu lưu trữ hoặc chuyển đổi dữ liệu lưu trữ phù hợp với những thay đổi của giải pháp lưu trữ để đảm bảo khai thác được dữ liệu đã lưu trữ tại mọi thời điểm;
16.2.4. Quy định phạm vi, tần xuất lưu trữ phù hợp đối với từng loại dữ liệu nghiệp vụ để đảm bảo khôi phục, duy trì được hoạt động liên lục của nghiệp vụ trong trường hợp xảy ra sự cố đối với dữ liệu hoạt động chính;
16.2.5. Kiểm soát và đối chiếu dữ liệu với các khâu xử lý nghiệp vụ liên quan để đảm bảo sự chính xác, khớp đúng và đầy đủ của dữ liệu trước khi lưu trữ;
16.2.6. Thực hiện ghi sổ theo dõi địa điểm, thời gian, danh mục dữ liệu, người thực hiện công việc lưu trữ và khai thác dữ liệu;
16.2.7. Ban hành và triển khai quy trình lưu trữ: sao lưu dữ liệu; khai thác dữ liệu lưu trữ; kiểm tra, giám sát an toàn đối với dữ liệu lưu trữ; biện pháp phòng ngừa và khắc phục rủi ro cho dữ liệu lưu trữ; tiêu hủy dữ liệu lưu trữ hết thời hạn; và các nội dung khác có liên quan đến kỹ thuật lưu trữ và bảo quản dữ liệu lưu trữ an toàn, hiệu quả;
16.3. Trách nhiệm của bộ phận, cá nhân được giao nhiệm vụ lưu trữ:
16.3.1. Thực hiện đúng các quy định về việc lưu trữ, bảo quản dữ liệu lưu trữ và phải chịu trách nhiệm về các rủi ro đối với dữ liệu lưu trữ do chủ quan mình gây ra;
16.3.2. Không được phép cho bất cứ tổ chức, cá nhân nào khai thác, sử dụng dữ liệu lưu trữ nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của lãnh đạo hoặc người được ủy quyền phê duyệt;
16.3.3. Trong trường hợp có rủi ro hoặc phát hiện nguy cơ xảy ra rủi ro với dữ liệu điện tử lưu trữ, phải báo cáo ngay cho người có thẩm quyền để có biện pháp xử lý, khắc phục kịp thời.
16.4. Quy định việc lưu trữ dữ liệu phòng ban và cá nhân
16.4.1. Tổ CNTT Văn phòng HĐND và UBND Quận phải thiết kế giải pháp, cấu trúc lưu trữ dữ liệu và triển khai hệ thống máy chủ lưu trữ tập tin (File server) cho toàn bộ phòng ban chuyên môn và cán bộ công chức năm trong khuôn viên Văn phòng HĐND và UBND Quận nhằm tránh các rủi ro do tình trạng lưu trữ dữ liệu rải rác trên các máy trạm.
16.4.2. Hệ thống máy chủ lưu trữ tập tin phải được đặt riêng trong vùng An toàn và phải được kiểm soát chặt chẽ của hệ thống tường lửa.
16.4.3. Tổ CNTT Văn phòng HĐND và UBND Quận phải cấp quyền truy cập tương ứng cho từng phòng ban chuyên môn, cán bộ công chức khi truy cập đến hệ thống máy chủ lưu File (Share permission, NTFS permission).
16.4.4. Hệ thống lưu trữ tập tin tập trung phải được tự động ánh xạ đến từng tài khoản của người sử dụng khi đăng nhập vào hệ thống.
16.4.5. Các dữ liệu cá nhân của người sử dụng (Phim ảnh, âm nhạc, phần mềm...) không liên quan đến công việc của Quận thì được lưu trữ ở ổ cứng cục bộ trên máy trạm và sẽ không được bộ phận tin học thực hiện sao lưu dự phòng.
16.4.6. Tổ CNTT Văn phòng HĐND và UBND Quận phải có kế hoạch, giải pháp, và thực hiện sao lưu dự phòng hàng ngày, tuần, tháng toàn bộ dữ liệu trên máy chủ lưu trữ tập tin.