Điều 23. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
-
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
a) Đối với văn bản giấy: Văn thư cơ quan tiếp nhận, đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đến; Mẫu sổ đăng ký văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
b) Đối với văn bản điện tử: Văn thư cơ quan tiếp nhận, đăng ký văn bản đến bằng chức năng của Hệ thống; trong trường hợp cần thiết, Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Văn thư cơ quan cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư sau đó in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.
2. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận; kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.
3. Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn hoặc văn bản có nội dung cần được giải quyết ngay đến vào ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ thì Văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến có trách nhiệm ký nhận, báo cáo ngay với lãnh đạo cơ quan, tổ chức và Chánh Văn phòng để xử lý.
4. Văn bản mật đến được đăng ký riêng, nếu văn bản mật được đăng ký và quản lý trên máy vi tính thì không được kết nối mạng nội bộ, không được kết nối mạng Internet.