Điều 19. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Văn thư cơ quan thực hiện các công việc sau để phát hành văn bản: Lựa chọn bì; viết bì; vào bì và dán bì; đóng dấu chỉ mức độ khẩn, dấu chỉ độ mật và các dấu khác lên bì (nếu có).
-
Chuyển phát văn bản đi
a) Những văn bản đã được làm đầy đủ các thủ tục phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
b) Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải được phát hành ngay sau khi thực hiện đầy đủ các thủ tục phát hành.
c) Văn bản được phát hành qua bưu điện phải có sổ gửi văn bản qua bưu điện. Khi giao bì văn bản, Văn thư cơ quan phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ. Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện thực hiện theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản giấy cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc ngoài cơ quan, tổ chức phải được ký nhận vào sổ đăng ký văn bản đi.
đ) Đối với văn bản điện tử, việc phát hành văn bản đi được thực hiện theo chức năng của Hệ thống.
e) Văn bản mật được chuyển phát theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
a) Văn thư cơ quan có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc người được giao soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định.
c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” phải được theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
4. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Việc thay thế, đính chính văn bản phải được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức phát hiện hoặc nhận được phản hồi.
5. Thu hồi văn bản: Việc thực hiện thu hồi được thực hiện ngay sau khi văn bản thông báo thu hồi được chuyển đến cơ quan, tổ chức. Đối với văn bản điện tử khi nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.