Điều 18. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khan
-
Nhân bản và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành đối với văn bản giấy
a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản. Trường hợp văn bản gửi đến nhiều nơi mà phần nơi nhận không liệt kê đầy đủ danh sách thì đơn vị hoặc người được giao soạn thảo phải có danh sách nơi nhận gửi đến Văn thư cơ quan.
b) Nơi nhận phải xác định trên nguyên tắc gửi đến các cơ quan, tổ chức có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản. Không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đơn vị, không gửi văn bản cho các đối tượng khác ngoài phần “Nơi nhận” chỉ nhằm mục đích để biết, để tham khảo.
c) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
2. Đóng dấu, ký số cơ quan, tổ chức
a) Đóng dấu, ký số cơ quan, tổ chức trùm lên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.
b) Dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và có màu đỏ tươi.
c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo văn bản chính: Dấu được đóng ở trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
d) Đóng dấu giáp lai: Dấu được đóng vào khoảng giữa, mép phải văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu giáp lai không quá 05 trang văn bản.
c) Ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử: Thực hiện theo chức năng của Hệ thống và theo quy định tại khoản 2, 3 Điều 5 Quy chế này.