Điều 28. Hoàn thiện hồ sơ
1. Khi công việc giải quyết xong, hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm:
a. Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ;
b. Xem xét loại ra khỏi hồ sơ: bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ;
c. Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản.... Trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì cần đưa vào bì và tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì đưa vào hộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ. Nếu hồ sơ quá dày trên 30 cm có thể tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không được tách quá mỏng dưới 10 mm) để tạo điều kiện thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, đủ yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập. (ví dụ: Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội thảo, các lần trình ...);
d. Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (thực hiện theo Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức);
đ. Hoàn thiện tiêu đề hồ sơ.
2. Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc, hồ sơ sẽ được chuyển sang năm sau theo dõi giải quyết và đưa vào Danh mục hồ sơ năm sau.