Điều 17. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình Thủ trưởng cơ quan, tổ chức xem xét, phân phối và cho ý kiến chỉ đạo giải quyết.
2. Chuyển giao văn bản đến
a. Căn cứ các ý kiến của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, văn thư có trách nhiệm đăng ký những thông tin bổ sung vào sổ hoặc phần mềm quản lý văn bản và chuyển văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết theo thời gian quy định như sau:
- Hàng ngày, khi có văn bản đến văn thư chuyển văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân để xử lý kịp thời.
- Đối với các văn bản khẩn và văn bản có ý kiến chỉ đạo giải quyết gấp của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức, văn thư phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức để xử lý kịp thời.
b. Việc chuyển giao văn bản đến phải bảo đảm chính xác và đúng đối tượng. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. Đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ) cần ghi rõ thời gian chuyển.
c. Trường hợp phát hiện văn bản đến được chuyển không chính xác (sai nơi nhận, không đúng chức năng, nhiệm vụ…), các đơn vị hoặc cá nhân nhận được văn bản có trách nhiệm trả lại văn thư trong thời gian sớm nhất để kịp thời xử lý.