Điều 25. Lập Danh mục hồ sơ
1. Tác dụng của Danh mục hồ sơ
- Quản lý các hoat động của cơ quan, tổ chức và công chức, viên chức theo hệ thống hồ sơ;
- Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học;
- Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.
2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ
Những căn cứ chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ, bao gồm: Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị; Quy chế làm việc của cơ quan; kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan, đơn vị và của mỗi cán bộ, công chức, viên chức; Danh mục hồ sơ của những năm trước, Bảng thời hạn bảo quản và mục lục hồ sơ của cơ quan (nếu có).
3. Nội dung của việc lập danh mục hồ sơ
a. Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ
- Khung đề mục của Danh mục hồ sơ có thể xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Tùy theo tình hình thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức để quyết định chọn khung đề mục danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện. Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được phân định rõ ràng nên áp dụng khung đề mục danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức. Đối với các cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng nên xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.
- Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức; theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan tổ chức làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ.
- Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc chức năng nhiệm vụ của đơn vị đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức hoặc các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động đối với khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động.
- Các hồ sơ trong mỗi đề mục nhỏ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của chúng.
Mẫu Danh mục hồ sơ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI kèm theo Quyết định.
b. Xác định những hồ sơ cần lập, người lập và dự kiến tiêu đề hồ sơ
- Những hồ sơ cần lập trong năm, cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ được xác định dựa trên các căn cứ lập danh mục hồ sơ, đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức và của các đơn vị; nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị.
- Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc. Việc viết tiêu đề hồ sơ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XII kèm theo Quyết định.
- Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức (áp dụng theo quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành.
- Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ
Việc đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ theo quy định sau:
+ Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã.
+ Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng trong phạm vi từng đề mục lớn, bằng chữ số Ả-rập.
+ Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ.
Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:
+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn danh mục, bắt đầu từ số 01; cuối mỗi đề mục để một vài số trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh.
+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01; cuối mỗi đề mục để một vài số trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh.
4. Tổ chức xây dựng Danh mục hồ sơ
a. Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách
- Cách thứ nhất: Văn thư cơ quan chủ trì xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; tổ chức lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan cho dự thảo Danh mục hồ sơ; Văn thư cơ quan tổng hợp trình người đứng đầu ký ban hành.
- Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư cơ quan; Văn thư cơ quan tổng hợp, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn chỉnh sự thảo trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức duyệt và ban hành.
b. Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan phê duyệt, ký ban hành vào đầu năm.
c. Căn cứ vào Danh mục hồ sơ đã được duyệt, Văn thư cơ quan sao chụp danh mục hồ sơ gửi các đơn vị, cá nhân liên quan để tổ chức thực hiện. Trong quá trình thực hiện nếu có hồ sơ được dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của cá nhân nào thì cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư cơ quan tổng hợp vào Danh mục hồ sơ chung của cơ quan, tổ chức.