Điều 16. Quy trình tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính
1. Đối với hồ sơ được nhận trực tiếp hoặc dịch vụ bưu chính, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa phải kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.
a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đại diện tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ; nêu rõ lý do theo Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (Mẫu số 02 Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Văn phòng Chính phủ);
b) Trường hợp từ chối nhận hồ sơ, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03 Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Văn phòng Chính phủ);
c) Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định, lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả (Mẫu số 01 Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Văn phòng Chính phủ) và chuyển cho các phòng chuyên môn xử lý theo quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính của mỗi đơn vị.
2. Đối với hồ sơ được nộp trực tuyến thông qua Hệ thống; Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc được đồng bộ về từ Hệ thống của các bộ, ngành, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa tiếp nhận hồ sơ phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ.
a) Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa tiếp nhận phải có thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ quan có thẩm quyền; việc thông báo được thực hiện thông qua chức năng trên Hệ thống;
b) Nếu hồ sơ của tổ chức, cá nhân đầy đủ, hợp lệ thì công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa tiếp nhận và chuyển cho phòng chuyên môn xử lý theo quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính của mỗi đơn vị.
3. Mỗi hồ sơ thủ tục hành chính sau khi được tiếp nhận sẽ được cấp một Mã số hồ sơ được ghi trong Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả. Tổ chức, cá nhân sử dụng Mã số hồ sơ để tra cứu, theo dõi tình trạng giải quyết thủ tục hành chính tại Hệ thống.
4. Trường hợp thủ tục hành chính có quy định phải trả kết quả giải quyết ngay khi sau khi tiếp nhận, giải quyết, nếu hồ sơ đã đầy đủ, chính xác, đủ điều kiện tiếp nhận, công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa tiếp nhận không phải lập Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả, nhưng phải cập nhật tình hình, kết quả giải quyết vào Hệ thống; trường hợp người nộp hồ sơ yêu cầu phải có Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả thì công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa tiếp nhận cung cấp cho người nộp hồ sơ.
5. Trường hợp công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa được cơ quan có thẩm quyền phân công, ủy quyền giải quyết thì thực hiện theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ và cập nhật tình hình, kết quả giải quyết vào Hệ thống.