Điều 37. Nguyên tắc tổ chức; bảo đảm kỷ luật, kỷ cương các phiên họp, hội nghị, cuộc họp
1. Hằng năm, trên cơ sở chương trình công tác, các cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác, đơn vị trực thuộc thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp xã căn cứ tình hình thực tiễn tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức hoặc chủ trì tổ chức các phiên họp, hội nghị, cuộc họp bảo đảm hiệu năng, hiệu lực, hiệu quả, chuyên nghiệp, hiện đại, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số. Không tổ chức các phiên họp, hội nghị, cuộc họp nếu không thật sự cần thiết hoặc nội dung đã có văn bản hướng dẫn chi tiết; không tổ chức lại hội nghị đã tổ chức theo hình thức truyền hình trực tiếp, trực tuyến đến cơ sở.
Tăng cường điều phối việc tổ chức các phiên họp, hội nghị, cuộc họp, tránh trùng lặp, quá tải, tránh tập trung vào thời điểm đầu năm hoặc cuối năm. Thực hiện triệt để tiết kiệm, chống lãng phí trong tổ chức hội nghị, không để vượt định mức kinh phí phục vụ hội nghị; thực hiện tinh giản 10% số lượng hội nghị hằng năm.
2. Khi tổ chức phiên họp, hội nghị, cuộc họp cần xác định rõ quy mô, thành phần tham gia, số lượng đại biểu phù hợp. Đổi mới và cải tiến phương thức họp theo hướng ngắn gọn, rõ nội dung; tập trung thảo luận, không trình bày lại nguyên văn tài liệu đã gửi.
Hội nghị của các cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác, đơn vị trực thuộc thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp xã chủ trì tổ chức có tính chất nội bộ: Chỉ mời đại biểu của cấp mình, ngành mình (trừ trường hợp nội dung hội nghị có tính chất liên ngành, liên địa phương cần phối hợp giải quyết). Các hội nghị chuyên môn: Mời, triệu tập cán bộ phụ trách chuyên môn dự, không mời các thành phần không liên quan trực tiếp đến lĩnh vực, nội dung chuyên môn của hội nghị. Cơ quan chủ trì tổ chức hội nghị có trách nhiệm phân công lãnh đạo chủ trì, không mời tất cả lãnh đạo của cơ quan cùng dự và chủ trì.
3. Người đứng đầu các cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác, đơn vị trực thuộc thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp xã không được cử hoặc ủy quyền cho lãnh đạo cấp phòng và chuyên viên báo cáo, làm việc với lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, trừ trường hợp được Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đồng ý hoặc triệu tập đích danh.
4. Các thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh, người đứng đầu các cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác, đơn vị trực thuộc thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, tổ chức, đơn vị, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm tham dự đúng thành phần, thời gian, địa điểm các phiên họp, hội nghị, cuộc họp; trường hợp vắng mặt thì phải ủy quyền cho cá nhân có thẩm quyền tham dự, báo cáo và phải được người chủ trì đồng ý. Người được ủy quyền có trách nhiệm tham dự đúng thời gian, địa điểm, tiếp thu và báo cáo người ủy quyền về nội dung phiên họp, hội nghị, cuộc họp.
5. Đại biểu, khách mời tham dự có trách nhiệm sử dụng tài liệu theo đúng mục đích phục vụ phiên họp, hội nghị, cuộc họp.
6. Các phiên họp, hội nghị, cuộc họp có nội dung bí mật nhà nước phải bảo đảm các yêu cầu về nội dung, thành phần, địa điểm, điều kiện cần thiết, phương án bảo vệ và các quy định có liên quan khác về bảo vệ bí mật nhà nước. Đại biểu, khách mời tham dự có trách nhiệm bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và yêu cầu của người chủ trì.
7. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan tham dự phiên họp, hội nghị, cuộc họp phát biểu phải ngắn gọn, súc tích, đúng trọng tâm vấn đề cần trình bày; không đưa tin, truyền thông về các nội dung thảo luận trong phiên họp, hội nghị, cuộc họp, trừ trường hợp thực hiện theo chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc người chủ trì.