Điều 26. Công tác chuẩn bị phiên họp Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định cụ thể nội dung, hình thức (họp trực tiếp, trực tuyến, kết hợp trực tiếp và trực tuyến hoặc hình thức phù hợp khác theo quy định của pháp luật), thời gian, chương trình phiên họp, thành phần khách mời.
2. Việc tổ chức họp trực tuyến hoặc kết hợp giữa hình thức trực tiếp và trực tuyến được thực hiện theo trình tự, thủ tục sau đây:
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định hình thức, thành phần, nội dung, thời gian, địa điểm (nếu có) và hệ thống kỹ thuật sử dụng để tổ chức họp trực tuyến;
b) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chuẩn bị tài liệu, gửi giấy mời và tài liệu họp qua phương thức điện tử đến các thành viên và đại biểu tham dự; bảo đảm đường truyền, thiết bị, hệ thống âm thanh, hình ảnh, bảo mật dữ liệu trong suốt thời gian họp;
c) Các thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh, các đại biểu, khách mời đăng nhập, kiểm tra kết nối, tham dự đầy đủ, phát biểu ý kiến; các thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh biểu quyết theo quyền hạn; trường hợp vắng mặt phải báo cáo và được Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đồng ý;
d) Trong quá trình họp, người chủ trì có quyền điều hành, kết luận, lấy ý kiến biểu quyết trực tuyến; Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh lập biên bản điện tử, xác nhận kết quả biểu quyết và lưu trữ cùng dữ liệu phiên họp trên hệ thống;
đ) Việc lưu trữ biên bản, dữ liệu hình ảnh, âm thanh và các tài liệu phát sinh trong phiên họp trực tuyến được thực hiện theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin và giá trị chứng cứ điện tử.
3. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có nhiệm vụ:
a) Kiểm tra, tổng hợp hồ sơ nội dung trình phiên họp;
b) Chuẩn bị chương trình phiên họp, dự kiến thành phần họp, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định; chuẩn bị các điều kiện phục vụ phiên họp;
Trên cơ sở nội dung đăng ký trình phiên họp tại Chương trình công tác tháng và các hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức thẩm tra. Nếu các nội dung trình đảm bảo chất lượng, đủ điều kiện trình phiên họp, chậm nhất 05 ngày làm việc trước ngày phiên họp bắt đầu, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh báo cáo kết quả thẩm tra, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định chính thức nội dung, chương trình, thời gian họp, thành phần tham dự phiên họp và thông báo cho các thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về các vấn đề trên;
c) Đôn đốc người đứng đầu cơ quan có nội dung trình tại phiên họp gửi hồ sơ và các tài liệu liên quan đến Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chậm nhất 05 ngày làm việc trước ngày phiên họp bắt đầu để gửi cho các cơ quan liên quan nghiên cứu, tham gia ý kiến;
d) Chương trình, thời gian họp và các tài liệu trình tại phiên họp phải được gửi đến các thành viên Ủy ban nhân dân và đại biểu được mời họp chậm nhất 05 ngày làm việc trước ngày bắt đầu phiên họp thường kỳ và chậm nhất 02 ngày trước ngày bắt đầu phiên họp chuyên đề, trừ trường hợp đột xuất;
đ) Trường hợp thay đổi thời gian, địa điểm họp, Ủy ban nhân dân tỉnh thông báo cho thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh và các đại biểu được mời họp ít nhất 01 ngày trước ngày phiên họp bắt đầu.
4. Các cơ quan chủ trì đề án có nhiệm vụ
a) Đề xuất nội dung đưa vào Phiên họp Ủy ban nhân dân tỉnh thường kỳ, gửi Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trước ngày 20 hằng tháng để tổng hợp, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
b) Chậm nhất 05 ngày làm việc trước ngày tổ chức phiên họp, cơ quan chủ trì đề án gửi hồ sơ, tài liệu họp qua môi trường điện tử (trừ tài liệu mật) đồng thời gửi văn bản giấy đến Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh theo yêu cầu. Số lượng tài liệu trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét tại phiên họp do Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh quy định;
c) Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thu hồi tài liệu chứa bí mật nhà nước thuộc diện phải thu hồi sau khi kết thúc phiên họp.
5. Các cơ quan dự họp có trách nhiệm nghiên cứu từng nội dung trình, tham gia ý kiến bằng văn bản do người đứng đầu cơ quan, đơn vị ký ban hành trước ngày tổ chức họp ít nhất 02 ngày, gửi Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổng hợp, báo cáo tại cuộc họp, đồng thời gửi cơ quan chủ trì có nội dung trình xem xét, nghiên cứu tiếp thu, giải trình.