Điều 12. Yêu cầu đối với hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Các cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác, đơn vị trực thuộc thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp xã lập hồ sơ công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định pháp luật và quy định tại Quy chế này; thực hiện trên môi trường điện tử, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số.
Trường hợp nhận được văn bản của Trung ương giao nhiệm vụ cho địa phương thuộc trách nhiệm tham mưu của cơ quan, đơn vị, địa phương mình, các cơ quan chuyên môn, tổ chức hành chính khác, đơn vị trực thuộc thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp xã chủ động tham mưu, lập hồ sơ công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định pháp luật và quy định tại Quy chế này, không chờ văn bản giao nhiệm vụ của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
Nếu pháp luật có quy định hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phải có tài liệu kèm theo thì thực hiện theo quy định của pháp luật đó.
2. Hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh gồm:
a) Tờ trình hoặc văn bản, báo cáo của cơ quan chủ trì trình
Đối với hồ sơ kèm theo dự thảo văn bản trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành theo thẩm quyền hoặc dự thảo văn bản trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cho ý kiến trước khi gửi, trình cấp có thẩm quyền thì phải có Tờ trình.
Nội dung Tờ trình bảo đảm ngắn gọn, thuyết minh rõ những nội dung sau: cơ sở chính trị, cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn của vấn đề trình; thẩm quyền chấp thuận, phê duyệt; lịch sử vấn đề trình (trình tự thủ tục, quá trình chuẩn bị, việc thực hiện các kết luận chỉ đạo đã có, các bước tiếp theo cần phải thực hiện); tóm tắt nội dung trình; ý kiến của các cơ quan liên quan và việc tiếp thu, giải trình của cơ quan chủ trì, những vấn đề có ý kiến khác nhau (nếu có); những vấn đề cần xin ý kiến Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh (nếu có); kiến nghị, đề xuất phương án giải quyết, trong đó thể hiện rõ quan điểm đúng hay không đúng quy định pháp luật; kiến nghị, đề xuất đồng ý hay không đồng ý thông qua;
b) Dự thảo văn bản trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký ban hành (nếu có);
Khi tham mưu dự thảo văn bản trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký ban hành, cơ quan, đơn vị chủ trì xây dựng dự thảo văn bản phải rà soát, bảo đảm tính nhất quán trong nội dung các văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đã ban hành. Không tham mưu dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền riêng thay cho văn bản thuộc thẩm quyền chung của Ủy ban nhân dân tỉnh; không đưa nội dung về công tác cán bộ, chế độ, chính sách vào văn bản quy định về chuyên môn, nghiệp vụ; không sao chép lại nội dung văn bản của cấp trên.
Chủ động rà soát, tích hợp một số quy định cần thiết có liên quan giữa các văn bản, các nội dung tương đồng liên ngành thành văn bản chung để hướng dẫn, tổ chức thực hiện, tránh gây khó khăn cho người dân và doanh nghiệp. Nội dung dự thảo văn bản phải ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu, rõ mục tiêu; các giải pháp, chính sách đề ra phải bảo đảm tính khả thi, phù hợp với điều kiện thực tiễn của tỉnh và thống nhất, đồng bộ với các quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
c) Báo cáo thẩm định (nếu có);
d) Ý kiến của các cơ quan liên quan đến vấn đề trình (nếu có);
đ) Bản tổng hợp ý kiến và giải trình về nội dung dự thảo văn bản (nếu có);
e) Các dự thảo văn bản hướng dẫn thi hành (nếu có);
g) Phiếu kiểm soát thời gian giải quyết thủ tục hành chính theo quy định đối với hồ sơ thủ tục hành chính một cửa;
h) Các tài liệu khác có liên quan theo quy định pháp luật.
3. Hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phải đúng thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và được người có thẩm quyền ký, đóng dấu đúng quy định của pháp luật và Quy chế này.
4. Hồ sơ, công việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phải được gửi bằng bản giấy hoặc văn bản điện tử, có ký số đúng thẩm quyền và gửi, nhận qua môi trường mạng hoặc Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh, trừ trường hợp có yêu cầu khác. Trường hợp chưa có ký số thì gửi đồng thời văn bản giấy và văn bản điện tử. Đối với hồ sơ trình nội dung bí mật nhà nước thì thực hiện theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.
5. Các cơ quan, tổ chức khác không thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh, việc gửi văn bản đến Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư và các quy định pháp luật có liên quan. Thủ tục gửi văn bản của cơ quan, tổ chức nước ngoài đến Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện theo thông lệ quốc tế.