Điều 4. Sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước
1. Hình thức sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà thực hiện theo khoản 1 Điều 3 Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước như sau:
a) Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tuyệt mật, Tối mật và Mật.
b) Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, người đứng đầu các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Công ty, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc doanh nghiệp nhà nước có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tối mật và Mật.
c) Người đứng đầu đơn vị cấp phòng thuộc các sở, ban, ngành thuộc tỉnh và tương đương; Chánh Văn phòng, Trưởng các phòng (và tương đương) của Ủy ban nhân dân huyện, thành phố có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Mật.
3. Người có thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước quy định tại điểm a, điểm b khoản 2 Điều này có thể ủy quyền cho cấp phó thực hiện thẩm quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước (thực hiện thường xuyên hoặc theo từng trường hợp cụ thể). Việc ủy quyền phải được thể hiện bằng văn bản; trong đó xác định rõ phạm vi, nội dung, thời hạn ủy quyền.
Cấp phó được ủy quyền cho phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải chịu trách nhiệm về quyết định cho phép sao, chụp của mình trước cấp trưởng, trước pháp luật và không được ủy quyền tiếp cho người khác.
4. Trình tự, thủ tục sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện như sau:
a) Sau khi được người có thẩm quyền tại khoản 2, khoản 3 Điều này cho phép sao, chụp bí mật nhà nước thì người thực hiện sao, chụp bí mật nhà nước phải lập “Phiếu đề xuất sao, chụp bí mật nhà nước” trình cấp thẩm quyền ký phê duyệt để tiến hành việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước; chỉ sao, chụp đúng số bản cho phép và tiêu hủy ngay bản dư thừa, bản hư hỏng.
Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải tiến hành tại địa điểm đảm bảo an toàn do người đứng đầu cơ quan, đơn vị, địa phương trực tiếp quản lý bí mật nhà nước quy định.
b) Bản sao tài liệu bí mật nhà nước (Bản sao y bản chính, Bản sao lục và bản trích sao) phải được đóng dấu “Bản sao số” ở bên phải, phía trên cùng tại trang đầu và đóng dấu “Bản sao bí mật nhà nước” ở trang cuối của bản sao tài liệu. Phải ghi đầy đủ nội dung vào dấu theo quy định gồm: số thứ tự bản sao; hình thức sao (nếu là bản sao y bản chính thì ghi “Sao y”; nếu là Bản sao lục thì ghi “Sao lục”); thời gian; số lượng; nơi nhận; tại dòng “Thẩm quyền sao” ghi rõ chức vụ của người cho phép sao; khoảng trống bên dưới dòng “Thẩm quyền sao” là chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của cơ quan, tổ chức (nếu có), họ tên của người có thẩm quyền cho phép sao.
Trường hợp tài liệu bí mật nhà nước cần sao gửi đến nhiều cơ quan, đơn vị, địa phương: Đối với cơ quan, đơn vị, địa phương có con dấu riêng, thì người có thẩm quyền sao có thể ký một lần (chữ ký tươi), sau đó nhân bản đúng số lượng cần sao và đóng dấu của cơ quan, đơn vị, địa phương, dấu “Bản sao số” và phát hành theo quy định. Đối với cơ quan, đơn vị, địa phương không có con dấu riêng, thì người có thẩm quyền sao phải ký tên (chữ ký tươi) trên tất cả các bản cần sao.
c) Bản trích sao tài liệu bí mật nhà nước: phải thực hiện theo mẫu “Trích sao”, trong đó thể hiện đầy đủ nội dung trích sao, thời gian, số lượng, nơi nhận, thẩm quyền cho phép sao và con dấu của cơ quan, tổ chức (nếu có).
d) Bản chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước: phải có “văn bản ghi nhận việc chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước”, trong đó phải thể hiện tên, loại tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, độ mật, thời gian, số lượng, nơi nhận, người thực hiện chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước, thẩm quyền cho phép chụp và con dấu của cơ quan, tổ chức (nếu có).
đ) Đối với bí mật nhà nước sao, chụp ở dạng băng, đĩa và các thiết bị lưu trữ khác không thể đóng dấu xác định độ mật, thì phải được xác định bằng văn bản xác định độ mật theo quy định. Các bản sao, chụp phải được bảo mật như tài liệu gốc.
e) Các cơ quan, đơn vị, địa phương phải lập “Sổ quản lý sao, chụp bí mật nhà nước” để ghi nhận, quản lý, theo dõi việc sao, chụp bí mật nhà nước.
5. Các cơ quan, đơn vị, địa phương không được tự ý sao, chụp dưới mọi hình thức (kể cả sao, chụp đúng trình tự, thủ tục) đối với văn bản, tài liệu bí mật nhà nước tiếp nhận đã được cơ quan ban hành xác định “Không được phép sao, chụp” ở mục “Nơi nhận” của văn bản. Trường hợp khi có yêu cầu sử dụng nội dung văn bản chỉ được trích dẫn các thông tin liên quan và phải xác định độ mật tương ứng.
6. Việc sao, chụp điện mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về cơ yếu.
7. Mẫu dấu Bản sao bí mật nhà nước; dấu Bản sao số; mẫu Văn bản ghi nhận việc chụp bí mật nhà nước; mẫu số quản lý sao, chụp bí mật nhà nước thực hiện theo quy định tại Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng 3 năm 2020 của Bộ Công an.