Điều 20. Quy trình kiểm tra chất lượng dịch vụ kiểm toán
Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra theo 2 nội dung là kiểm tra hệ thống và kiểm tra kỹ thuật.
1. Các bước kiểm tra hệ thống
(1) Tìm hiểu về tính chất và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp được kiểm tra thông qua các văn bản về quy trình, quy tắc tổ chức hiện hành của doanh nghiệp.
Thủ tục phải thực hiện để đạt được các thông tin này là phỏng vấn các thành viên trong Ban lãnh đạo doanh nghiệp hoặc yêu cầu Ban lãnh đạo doanh nghiệp cung cấp một số thông tin cơ bản về tình hình doanh nghiệp.
(2) Tìm hiểu về việc thiết kế và thực hiện hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp được kiểm tra để lập kế hoạch kiểm tra.
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp kiểm toán phải thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát chất lượng để có sự đảm bảo hợp lý là doanh nghiệp, người hành nghề kế toán và kiểm toán viên hành nghề đã tuân thủ các chuẩn mực nghề nghiệp, tuân thủ pháp luật và các quy định sao cho kết quả dịch vụ do doanh nghiệp cung cấp có chất lượng cao nhất và phù hợp với tình hình cụ thể của khách hàng.
Hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp kiểm toán phải bao gồm các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng theo từng yếu tố gồm: Trách nhiệm của ban lãnh đạo; các yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp; chấp nhận và duy trì khách hàng; nguồn nhân lực; thực hiện kiểm toán; giám sát và hồ sơ; cụ thể:
- Trách nhiệm của Ban lãnh đạo doanh nghiệp: Ban lãnh đạo doanh nghiệp kiểm toán phải thiết kế và thực hiện các chính sách và thủ tục để xác định rõ trách nhiệm của ban lãnh đạo đối với hệ thống kiểm soát chất lượng trong doanh nghiệp mình;
- Các yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp: Các chính sách và thủ tục doanh nghiệp phải thiết kế và thực hiện để có sự đảm bảo hợp lý là doanh nghiệp, kiểm toán viên hành nghề và nhóm kiểm toán phải tuân thủ các yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp có liên quan;
- Chấp nhận và duy trì khách hàng: Doanh nghiệp phải thiết kế và thực hiện các chính sách và thủ tục về chấp nhận và tiếp tục duy trì quan hệ với khách hàng và các hợp đồng kiểm toán;
- Nguồn nhân lực: Doanh nghiệp phải thiết kế các chính sách và thủ tục để có sự đảm bảo hợp lý rằng doanh nghiệp có đủ kiểm toán viên có kỹ năng và năng lực chuyên môn và tuân thủ đạo đức nghề nghiệp cần thiết để thực hiện các hợp đồng kiểm toán;
- Thực hiện kiểm toán: Doanh nghiệp phải thiết kế và thực hiện các chính sách và thủ tục để có sự đảm bảo hợp lý là các hợp đồng kiểm toán được thực hiện theo đúng các chuẩn mực nghề nghiệp, tuân thủ pháp luật và các quy định, và các báo cáo kiểm toán phát hành có chất lượng cao nhất và phù hợp với tình hình cụ thể;
- Giám sát: Doanh nghiệp phải thiết kế và thực hiện các chính sách và thủ tục để kiểm tra, giám sát và đánh giá hệ thống kiểm soát chất lượng của mình để có sự đảm bảo hợp lý là các chính sách và thủ tục liên quan đến hệ thống kiểm soát chất lượng là phù hợp, đầy đủ, hoạt động hiệu quả và tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành;
- Hồ sơ: Doanh nghiệp phải thiết kế và thực hiện các chính sách và thủ tục để có hồ sơ cung cấp đầy đủ bằng chứng thích hợp liên quan đến từng yếu tố của hệ thống kiểm soát chất lượng.
Chuẩn mực kiểm toán số 220 “Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán” yêu cầu mỗi doanh nghiệp kiểm toán, không kể quy mô lớn hay nhỏ đều phải xây dựng và thực hiện các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng để đảm bảo tất cả các cuộc kiểm toán đều được tiến hành phù hợp với Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hoặc chuẩn mực kiểm toán quốc tế được Việt Nam chấp nhận .
Đoàn kiểm tra phải tìm hiểu các thông tin về hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp được kiểm tra theo từng yếu tố. So sánh thực tế thiết kế chính sách này ở doanh nghiệp với yêu cầu của chuẩn mực và nhận xét cách thức xác định và giảm thiểu các rủi ro không tuân thủ chuẩn mực nghề nghiệp của hệ thống đó.
Thủ tục để đạt được các thông tin này là quan sát, phân tích và phỏng vấn các thành viên trong Ban lãnh đạo doanh nghiệp và những người có liên quan hoặc xem xét Bản trả lời câu hỏi của doanh nghiệp theo yêu cầu trước khi kiểm tra chất lượng.
(3) Đánh giá rủi ro
Khi lập kế hoạch kiểm tra, Đoàn kiểm tra phải sử dụng các hiểu biết đã đạt được về tính chất, phạm vi hoạt động và việc thiết kế hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp được kiểm tra để đánh giá rủi ro về cuộc kiểm tra. Nếu mức rủi ro được đánh giá là cao, thì số lượng chi nhánh và số lượng các hợp đồng lựa chọn để kiểm tra sẽ lớn và ngược lại.
(4) Sử dụng kiến thức và hiểu biết thu thập được để lựa chọn chi nhánh và các hợp đồng để kiểm tra cũng như để xác định tính chất và phạm vi của việc kiểm tra đối với từng bộ phận chức năng.
Dựa trên hiểu biết về tính chất và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp được kiểm tra, Đoàn kiểm tra phải xem xét cần phải sửa đổi những điểm gì trong các tài liệu cũng như Bản câu hỏi mẫu cho phù hợp với thực tế ở doanh nghiệp được kiểm tra. Sau đó Trưởng Đoàn kiểm tra phải lên kế hoạch tổng thể cho cuộc kiểm tra để đảm bảo cuộc kiểm tra phù hợp với thực tế hoạt động của doanh nghiệp được kiểm tra cũng như qua đó có thể giúp Đoàn kiểm tra kết luận được hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp đã tuân thủ chuẩn mực nghề nghiệp và nhờ đó giúp cho doanh nghiệp tuân thủ các chuẩn mực nghề nghiệp trên các khía cạnh trọng yếu trong việc cung cấp các dịch vụ. Việc kiểm tra này phải thực hiện các bước sau:
a) Xem xét các vùng có rủi ro cao trong việc lựa chọn hợp đồng, bao gồm các tài liệu kế toán và kiểm toán, báo cáo để đánh giá việc tuân thủ quy định của pháp luật, các chuẩn mực nghề nghiệp và các chính sách, thủ tục kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp;
b) Phỏng vấn nhân viên chuyên nghiệp ở các cấp độ khác nhau và những người có trách nhiệm theo chức năng hoặc hoạt động của doanh nghiệp để đánh giá mức độ hiểu biết, tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp;
c) Xem xét các vấn đề làm bằng chứng để xác định xem doanh nghiệp có tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng hay không;
d) Xem xét các vấn đề làm bằng chứng thích hợp khác như lựa chọn hồ sơ hành chính, hồ sơ nhân sự, hồ sơ lưu giữ các tài liệu trao đổi với chuyên gia tư vấn về các vấn đề kỹ thuật và đạo đức, các hồ sơ chứng minh sự tuân thủ các yêu cầu nghề nghiệp.
(4.1)Lựa chọn chi nhánh để kiểm tra
Thông thường việc kiểm tra ở các doanh nghiệp thực hiện tại trụ sở chính. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, việc kiểm tra có thể thực hiện đối với một số chi nhánh theo lựa chọn của Đoàn kiểm tra.
Việc chọn chi nhánh được kiểm tra phải đáp ứng mục tiêu là Đoàn kiểm tra có thể đưa ra được cơ sở hợp lý để kết luận rằng các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng có được doanh nghiệp phổ biến và tuân thủ trong suốt giai đoạn được kiểm tra hay không.
Cần tập trung vào các chi nhánh có mức độ rủi ro cao hơn. Khi đánh giá mức độ rủi ro của các chi nhánh, cần tập trung vào các nhân tố sau:
· Số lượng, quy mô, vị trí địa lý của các chi nhánh;
· Đặc điểm, cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp được kiểm tra;
· Mức độ tập trung điều hành và kiểm soát các hợp đồng dịch vụ;
· Đánh giá ban đầu của Đoàn kiểm tra về thủ tục điều hành của doanh nghiệp;
· Việc sáp nhập hoặc mở thêm chi nhánh thời gian gần đây;
· Phương pháp điều hành thực hiện từng hợp đồng dịch vụ;
· Mức độ tập trung của khách hàng có cùng ngành nghề kinh doanh hoặc lĩnh vực đặc biệt đối với các doanh nghiệp hoặc đối với từng chi nhánh;
· Khách hàng được cung cấp nhiều loại dịch vụ cùng kỳ;
· Các khách hàng có phí dịch vụ lớn (đối với chi nhánh hoặc thành viên Ban Giám đốc phụ trách).
(4.2) Lựa chọn hợp đồng để kiểm tra
- Cùng với các thủ tục kiểm tra khác, số lượng và loại hình các hợp đồng dịch vụ kế toán, kiểm toán được lựa chọn để kiểm tra phải đủ hữu hiệu để cung cấp cho Đoàn kiểm tra cơ sở hợp lý cho việc kết luận về hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp được kiểm tra;
- Các hợp đồng được lựa chọn để kiểm tra phải bao trùm được các dịch vụ kiểm toán và các dịch vụ đảm bảo khác của doanh nghiệp được kiểm tra, cần tập trung vào các hợp đồng có mức độ rủi ro cao. Các nhân tố để đánh giá mức độ rủi ro của hợp đồng bao gồm: Quy mô, lĩnh vực, ngành nghề; mức độ đảm bảo (hợp đồng kiểm toán, soát xét báo cáo tài chính,...); nhóm thực hiện; các tranh chấp, kiện tụng trong ngành; khách hàng được cung cấp nhiều loại dịch vụ cùng kỳ; khách hàng có phí dịch vụ lớn; các rủi ro liên quan đến khách hàng và khách hàng đặc biệt; kết quả kiểm tra trước đây và các hợp đồng năm đầu tiên;
- Các hợp đồng có ngày phát hành báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán không bình thường;
- Doanh nghiệp được kiểm tra phải cung cấp thông tin tóm tắt về số lượng các hợp đồng kiểm toán, hợp đồng dịch vụ soát xét báo cáo tài chính phân theo từng lĩnh vực (sản xuất, thương mại, ngân hàng, bảo hiểm,...), phân theo từng thành viên Ban Giám đốc phụ trách và theo từng kiểm toán viên chịu trách nhiệm ký báo cáo kiểm toán. Dựa trên các thông tin đó, Đoàn kiểm tra lựa chọn hợp đồng kiểm tra theo hướng dẫn sau:
Lựa chọn hợp đồng theo từng loại dịch vụ: Dịch vụ kiểm toán; dịch vụ soát xét báo cáo tài chính,...
Lựa chọn hợp đồng theo thành viên Ban Giám đốc phụ trách và theo kiểm toán viên ký báo cáo kiểm toán, báo cáo kết quả dịch vụ cung cấp;
Ít nhất có 3 hợp đồng được lựa chọn để soát xét.
Mỗi hợp đồng được lựa chọn để soát xét, doanh nghiệp được kiểm tra phải cung cấp các tài liệu phải có theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán, chuẩn mực kiểm toán, như báo cáo tài chính được kiểm toán, hồ sơ kiểm toán, báo cáo kiểm toán, hợp đồng dịch vụ,...
- Các hợp đồng lựa chọn để kiểm tra chỉ thông báo cho doanh nghiệp được kiểm tra trong ngày đầu thực hiện kiểm tra để tránh cho doanh nghiệp được kiểm tra bổ sung thông tin, giấy tờ làm việc vào hồ sơ trước khi thực hiện kiểm tra. Tuy nhiên, trong thời gian đang kiểm tra, Đoàn kiểm tra được chọn để kiểm tra ngay bất kỳ hợp đồng nào mà không phải thông báo trước cho doanh nghiệp được kiểm tra. Hợp đồng này phải thuộc loại dịch vụ đảm bảo cao nhất (dịch vụ kiểm toán) và không nằm ngoài phạm vi kiểm tra.
- Quy trình để lựa chọn hợp đồng cũng giống như lựa chọn chi nhánh không có tiêu chuẩn cố định. Tuy nhiên nếu Trưởng Đoàn kiểm tra thấy việc áp dụng tất cả các hướng dẫn trên đây dẫn đến việc lựa chọn hợp đồng không bao quát hết các lĩnh vực và phạm vi cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp được kiểm tra thì Trưởng Đoàn kiểm tra cần xin ý kiến tư vấn của Hội nghề nghiệp hoặc ý kiến chỉ đạo của Bộ Tài chính để lựa chọn các hợp đồng kiểm tra.
2. Thực hiện kiểm tra hệ thống
(1) Xem xét và đánh giá việc thiết kế và thực hiện của hệ thống kiểm soát chất lượng. Việc xem xét phải bao trùm được tất cả các bộ phận cũng như các cấp độ trong phạm vi doanh nghiệp được kiểm tra, cụ thể:
a) Xem xét việc tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp được kiểm tra để đánh giá:
- Sự tuân thủ các chuẩn mực nghề nghiệp, tuân thủ pháp luật và các quy định;
- Hệ thống kiểm soát chất lượng có được thiết kế phù hợp và thực hiện hữu hiệu hay không;
- Các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp có được áp dụng hợp lý không, có đảm bảo là chất lượng dịch vụ cung cấp phù hợp với tình hình cụ thể hay không.
b) Khi xem xét và đánh giá hệ thống kiểm soát chất lượng của doanh nghiệp được kiểm tra, Đoàn kiểm tra cần:
- Phân tích rõ các vấn đề sau:
Các quy định mới hoặc bổ sung, sửa đổi của các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và các quy định có liên quan và cách chúng được phản ánh trong các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng có phù hợp hay không;
Xác nhận bằng văn bản về việc tuân thủ các chính sách và thủ tục về tính độc lập;
Tiếp tục phát triển chuyên môn, bao gồm cả công tác đào tạo, cập nhật kiến thức hàng năm;
Các quyết định liên quan đến việc chấp nhận và duy trì quan hệ với khách hàng và các hợp đồng kiểm toán.
- Xác định những nội dung cần điều chỉnh và hoàn thiện hệ thống kiểm soát chất lượng, bao gồm cả việc xem xét các phiếu đánh giá của kiểm toán viên về các chính sách và thủ tục liên quan đến công tác đào tạo của doanh nghiệp.
- Trao đổi với người lao động của doanh nghiệp được kiểm tra có liên quan về các yếu điểm, tồn tại của hệ thống kiểm soát chất lượng.
(2) Xem xét các vùng có rủi ro lớn trong các hợp đồng đã lựa chọn, bao gồm cả các tài liệu chứng thực về kế toán, kiểm toán và báo cáo.
(3) Đánh giá sự hợp lý của phạm vi được soát xét dựa trên kết quả đạt được để xác định có cần thêm các thủ tục bổ sung hay không.
(4) Thu thập bản giải trình của doanh nghiệp được kiểm tra.
(5) Tổ chức cuộc họp cuối đợt kiểm tra với ban lãnh đạo của doanh nghiệp được kiểm tra để thảo luận về các nhận xét, phát hiện và khuyến nghị của Đoàn kiểm tra cũng như trao đổi về loại Báo cáo kết quả kiểm tra sẽ phát hành.
(6) Lập Báo cáo kết quả kiểm tra.
(7) Xem xét, trao đổi và đưa ra ý kiến nhận xét với doanh nghiệp được kiểm tra về ý kiến của họ đối với Báo cáo kết quả kiểm tra.
Hội nghề nghiệp có trách nhiệm xây dựng và thực hiện các tài liệu hướng dẫn cụ thể cho việc kiểm tra và Bản câu hỏi, bao gồm cả Bản câu hỏi kiểm tra các hợp đồng, để hướng dẫn Đoàn kiểm tra và các thành viên khác khi thực hiện nhiệm vụ của mình theo hướng dẫn tại Quy chế này. Việc không hoàn thành trên các khía cạnh trọng yếu các tài liệu cũng như Bản câu hỏi liên quan được xem là cuộc kiểm tra không tuân thủ các quy định của Quy chế này. Việc lựa chọn các hợp đồng để kiểm tra không đáp ứng các yêu cầu quy định tại Điều 4 cũng được xem là việc kiểm tra không tuân thủ các yêu cầu của Quy chế này. Khi đó việc kiểm tra hệ thống này có thể được Bộ Tài chính kiểm tra lại.
3. Thực hiện kiểm tra kỹ thuật
Việc soát xét hồ sơ cho từng hợp đồng dịch vụ phải bao gồm soát xét các tài liệu, thông tin, báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, báo cáo kết quả dịch vụ của kiểm toán viên, tài liệu kế toán và kiểm toán, thư từ trao đổi có liên quan.
Công việc kế toán và hợp đồng kiểm toán báo cáo tài chính có rủi ro tiềm tàng cao do sử dụng các ước tính kế toán, nhiều khoản dự phòng hoặc các cơ sở dẫn liệu khó kiểm tra được. Đoàn kiểm tra phải thực hiện các thủ tục để xác định doanh nghiệp được kiểm tra có xác định vùng có rủi ro cho mỗi hợp đồng được lựa chọn để kiểm tra hay không; có thực hiện các thủ tục kiểm tra cần thiết liên quan đến việc xác định vùng có rủi ro cao hay không và có lưu trữ vào hồ sơ về các thủ tục kiểm tra đã thực hiện đối với các vùng rủi ro cao này hay không.
Đối với mỗi hợp đồng được kiểm tra, Đoàn kiểm tra phải lưu vào hồ sơ kiểm tra bất cứ vấn đề nào nghi vấn. Ví dụ: Hợp đồng kiểm toán cần lưu giữ tài liệu về việc:
- Báo cáo tài chính không được lập và trình bày trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hoặc không tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán liên quan;
- Doanh nghiệp được kiểm tra không dựa vào chuẩn mực nghề nghiệp để phát hành báo cáo.
- Báo cáo kiểm toán không được lập và trình bày trên cơ sở tuân thủ các chuẩn mực nghề nghiệp trên các khía cạnh trọng yếu;
- Việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán chưa có đầy đủ bằng chứng thích hợp làm cơ sở để đưa ra ý kiến nhận xét trong báo cáo kiểm toán;
- Doanh nghiệp được kiểm tra không tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm soát chất lượng do mình thiết lập trên các khía cạnh trọng yếu.
Nếu một trong các vấn đề trên xảy ra, trưởng Đoàn kiểm tra cần kịp thời thông báo cho Ban lãnh đạo của doanh nghiệp được kiểm tra. Doanh nghiệp được kiểm tra phải kiểm tra, xem xét lại vấn đề mà Đoàn kiểm tra nghi ngờ và có các xử lý thích hợp. Nếu doanh nghiệp được kiểm tra thấy kết quả dịch vụ (Báo cáo kiểm toán về báo cáo tài chính đã phát hành trước đây) không phù hợp thì doanh nghiệp phải sửa chữa kịp thời đối với hợp đồng đó. Doanh nghiệp được kiểm tra phải thông báo cho Đoàn kiểm tra về kết quả kiểm tra, xem xét lại. Đoàn kiểm tra không được gợi ý cho doanh nghiệp được kiểm tra sửa chữa lại kết quả dịch vụ vì đó là quyền quyết định của doanh nghiệp được kiểm tra.
Nếu doanh nghiệp được kiểm tra vẫn cho rằng công việc đã tiến hành của doanh nghiệp là phù hợp, còn Đoàn kiểm tra cho rằng doanh nghiệp chưa tuân thủ chuẩn mực nghề nghiệp, thì Đoàn kiểm tra phải tiếp tục các câu hỏi cho doanh nghiệp được kiểm tra và nếu cần thiết thì báo cáo với Hội nghề nghiệp (nếu là Đoàn kiểm tra của Hội nghề nghiệp) hoặc báo cáo với Bộ Tài chính (nếu là đoàn kiểm tra của Bộ Tài chính). Đoàn kiểm tra cũng cần phải xem có cần thiết phải mở rộng phạm vi kiểm tra bằng cách chọn lựa thêm các hợp đồng để xác định mức độ và nguyên nhân không tuân thủ chuẩn mực nghề nghiệp.
Trong quá trình kiểm tra hoặc quá trình cung cấp dịch vụ, Đoàn kiểm tra và doanh nghiệp được kiểm tra đều phải sử dụng xét đoán chuyên môn. Khi có bất đồng trong việc xét đoán chuyên môn, các bên có quyền báo cáo lên cơ quan chịu trách nhiệm kiểm tra để giải quyết. Nếu Hội nghề nghiệp nhận được báo cáo nhưng vẫn không giải quyết được, thì Hội nghề nghiệp báo cáo lên Bộ Tài chính.