Điều 7. Về hình thức văn bản
1. Nguyên tắc
- Phải thể hiện được tính nghiêm túc và thẩm mỹ của văn bản.
- Phải căn cứ vào nội dung và thẩm quyền ban hành văn bản để lựa chọn hình thức văn bản thích hợp.
- Phải đảm bảo đúng quy định về thể thức văn bản.
- Bố cục trình bày phải cân đối, hài hoà.
2. Trình bày
a) Khổ giấy: Văn bản phải được đánh máy, in, rõ ràng, sạch sẽ, không sai sót về ngữ pháp và lỗi chính tả. Văn bản phải được in trên giấy trắng, có kích thước 210 x 297mm (khổ tiêu chuẩn A4).
b) Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
-Trang mặt trước:
Lề trên: cách mép trên trang giấy 25mm;
Lề dưới: cách mép dưới trang giấy 20mm;
Lề trái: cách mép trái trang giấy 30mm;
Lề phải: cách mép phải trang giấy 20mm.
- Trang mặt sau:
Lề trên: cách mép trên trang giấy 25mm;
Lề dưới: cách mép dưới trang giấy 20mm;
Lề trái: cách mép trái trang giấy: 20mm;
Lề phải: cách mép phải trang giấy 30mm.
c) Cách đánh số trang: văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ số Ả Rập (1,2,3..), chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 14, đặt phía trên chính giữa trang giấy, số của trang có gạch nối cách một khoảng trắng hai bên đều nhau (ví dụ: - 2 - (trang số 2) )
d) Những văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số LaMã ( Phụ lục I,II,III…), chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.
3. Thời điểm có hiệu lực thi hành văn bản:
a) Khi xác định thời điểm có hiệu lực của văn bản quy phạm pháp luật, phải đảm bảo yêu cầu về thời gian theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật hoặc theo yêu cầu cụ thể của lãnh đạo và phải tính đến tính khả thi của văn bản bắt đầu từ thời điểm đó.
Thời điểm và hiệu lực văn bản quy phạm pháp luật và văn bản cá biệt có các trường hợp sau:
- Trường hợp văn bản bình thường: “ Văn bản này có hiệu lực sau mười ngày, kể từ ngày ký” hoặc “ Văn bản này có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ ngày đăng công báo”;
- Trường hợp có hiệu lực chậm hơn: “Văn bản này có hiệu lực kể từ ngày…tháng…năm …”;
- Trường hợp khẩn cấp: “Văn bản này có hiệu lực kể từ ngày ký”;
- Trường hợp đặc biệt, văn bản có hiệu lực hồi tố thì phải ghi rõ thời điểm có hiệu lực trong văn bản.
b) Thời điểm có hiệu lực của các văn bản cá biệt áp dụng như văn bản quy phạm pháp luật.
4. Thời gian ban hành văn bản
Văn bản khi đã hoàn chỉnh được trình lãnh đạo ký và được ban hành đúng theo quy định và theo yêu cầu của lãnh đạo.