Điều 5. Thể thức và cách trình bày — Quyết định 32/2005/QĐ-UBND

- Số của văn bản quy phạm pháp luật là số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó;

- Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật là chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại  văn bản kèm theo Quy định này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.

Số: …./năm ban hành VB/Tên loại VB-Cơ quan ban hành.

Ví dụ : Quyết định  Số:15/2005/QĐ-UBND

(Quyết định QPPL số 15 năm 2005 do UBND tỉnh Tiền Giang ban hành)

Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm.

- Ký hiệu của quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và của các hình thức văn bản có tên loại khác, bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản kèm theo Quy định này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản;

Số:…./Tên loại văn bản-Tên cơ quan ban hành

Ví dụ:  Quyết định   Số: 125/QĐ-UBND

(Quyết định số 125 do Chủ tịch UBND tỉnh Tiền Giang ban hành)

Quyết định  Số: 20/QĐ-SNV

(Quyết định số 20 do Giám đốc Sở Nội vụ ban hành)

- Ký hiệu của công văn (văn bản không có tên loại) bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có).

Số: …./Cơ quan ban hành-Đơn vị soạn thảo

 Ví dụ: Công văn  Số: 130/UBND-VX

(Công văn số 130 của Uỷ ban nhân dân tỉnh do Phòng Nghiên cứu Văn xã - Nội chính (hoặc chuyên viên) theo dõi lĩnh vực văn hoá - xã hội soạn thảo).

Công văn   Số: 215/STP-VP

(Công văn số 215 của Sở Tư pháp tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo)

- Đối với văn bản của các cơ quan cấp tỉnh đóng trên địa bàn thành phố Mỹ Tho thì ghi địa danh là: Mỹ Tho

- Đối với văn bản của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh nhưng có trụ sở đặt tại điạ bàn của huyện thì ghi tên địa danh của huyện đó.

 Ví dụ: Trường Cao đẳng Cộng đồng có trụ sở tại xã Long An huyện Châu Thành thì ghi địa danh là: Châu Thành.

- Đối với văn bản của các cơ quan trung ương đóng trên địa bàn tỉnh Tiền Giang được quy định như sau:

+ Cơ quan trung ương có trụ sở đóng trên địa bàn thuộc thành phố Mỹ Tho, tỉnh Tiền Giang thì ghi tên địa danh là: Mỹ Tho

+ Cơ quan trung ương có trụ sở đóng trên địa bàn là các xã, huyện và thị xã Gò Công thuộc tỉnh Tiền Giang thì ghi tên địa danh là: Tiền Giang

- Đối với văn bản của các cơ quan cấp huyện: địa danh là tên của huyện, thành phố, thị xã nơi cơ quan, tổ chức đặt trụ sở;

Ví dụ: Văn bản của UBND thành phố Mỹ Tho thì ghi địa danh là: Mỹ Tho

Văn bản của Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Mỹ Tho thì ghi địa danh là: Mỹ Tho

Văn bản của UBND thị xã Gò Công thì ghi địa danh là: Gò Công

Văn bản của các phòng, ban  thuộc thị xã Gò Công thì ghi địa danh là: Gò Công

Văn bản của UBND huyện Gò Công Tây thì ghi địa danh là: Gò Công Tây

- Đối với văn bản của UBND xã, phường, thị trấn thì lấy tên địa danh của xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đặt trụ sở.

Ví dụ: Văn bản của UBND xã Tân Thành, huyện Gò Công Đông thì ghi tên địa danh là: Tân Thành

Văn bản của UBND Phường 3, thị xã Gò Công thì ghi địa danh là: Phường 3

Địa danh và ngày, tháng, năm của văn bản được đặt phía dưới Quốc hiệu, viết bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ nghiêng, sau địa danh có dấu phẩy, dòng ghi địa danh và ngày, tháng, năm đặt cân đối giữa với Quốc hiệu.

Ví dụ:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

                  Độc lập - Tự do - Hạnh phúc  

            Mỹ Tho, ngày  05  tháng 02  năm 2005

- Đối với các văn bản có ghi tên loại (quyết định, chỉ thị, thông báo, báo cáo, kế hoạch, tờ trình và các loại văn bản khác có tên loại) được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền có độ dài bằng 1/3 độ dài của dòng chữ cuối cùng và đặt canh giữa.   

Ví dụ:                                        CHỈ THỊ

Về công tác phòng chống lụt bão,

            giảm nhẹ thiên tai và tìm kiếm cứu nạn năm 2005

- Trích yếu nội dung công văn (không có tên loại) được đặt phía dưới số và ký hiệu công văn, viết bằng chữ in thường, sau chữ viết tắt “V/v” (về việc), cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. 

Ví dụ:

UBND TỈNH TIỀN GIANG

          SỞ NỘI VỤ

      Số: 05/SNV-TCCB

V/v xét nâng lương cho CBCC

năm 2005.

Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó, các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày.

 Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14. Khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1cm (1 defaul tab); khoảng cách giữa các đoạn văn  (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu cách dòng đơn (single line spacing).

- Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy.

- Đối với nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:

+ Phần, chương: từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương, được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được đặt ngay dưới, canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Ví dụ: