Điều 13. Thủ trưởng các đơn vị được giao nhiệm vụ quản lý hộ chiếu có trách nhiệm:
1 - Thu giữ và quản lý hộ chiếu của đương sự sau mỗi chuyến xuất cảnh.
2 - Chỉ giao lại hộ chiếu cho các đối tượng theo đúng quy định tại Điều 15 của quy định này khi có quyết định cho phép xuất cảnh của cấp có thẩm quyền.
3 - Phải thông báo ngay cho UBND tỉnh, Ban TCCQ tỉnh, Công an tỉnh, Bộ Công an (qua Cục quản lý xuất nhập cảnh) và Bộ Ngoại giao (qua Cục lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ Thành Phố Hồ Chí Minh) để phối hợp xử lý trong các trường hợp sau:
- Nhân sự được cử hoặc cho phép xuất cảnh, sau khi nhập cảnh về nước cố tình không giao hộ chiếu cho cơ quan quản lý.
- Khi hộ chiếu bị mất (báo để hủy giá trị của hộ chiếu đó).
4. Khi cán bộ, công chức, nhân viên thuộc cơ quan mình được điều động hoặc biệt phái đến làm việc tại các cơ quan, đơn vị khác mà hộ chiếu đã cấp cho họ còn giá trị do cơ quan đang quản lý thì phải làm thủ tục chuyển hộ chiếu sang cơ quan, đơn vị mới có trách nhiệm quản lý hộ chiếu theo quy định.
5. Trường hợp cán bộ, công chức, nhân viên không còn thuộc diện được sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (nghỉ hưu, thôi việc, chấm dứt hợp đồng lao động, bị chết, bị mất tích...) mà hộ chiếu đã cấp cho họ vẫn còn giá trị, thì thu hồi và chuyển cho cơ quan có thẩm quyền cấp hộ chiếu để hủy.
6. Phải lập sổ quản lý hộ chiếu và quy định việc giao, nhận hộ chiếu rõ ràng đầy đủ.
7. Thực hiện chế độ báo cáo theo định kỳ hàng năm, 6 tháng về tình hình quản lý và sử dụng hộ chiếu của tổ chức, cá nhân có liên quan.