Điều 7. Quy trình thực hiện xin lỗi
- Quy trình thực hiện xin lồi
Khi phát sinh các trường hợp được nêu tại Điều 4 (trừ Khoản 8) của Quy định này thì người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đâu cơ quan, đơn vị đó phải trực tiếp xin lỗi hoặc ký văn bảnxin lỗi tổ chức, cá nhân.
- Quy trình xin lỗi đối với trường hợp giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính trễ hẹn (Khoản 8, Điểu 4)\
- Đối với hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan, đơn vị: Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ trễ hẹn thì chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn trả hồ sơ, chuyên viên thụ lý hồ sơ soạn thảo văn bản xin lỗi trên Hệ thống thông tin Một cửa điện tử tỉnh (theo mẫu số 04, ban hành kèm theo Thông tư sổ 0Ỉ/20Ỉ8/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chỉnh phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chỉnh) trình lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký văn bản xin lỗi và chuyển cho Công chức tại Bộ phận Một cửa để gửi văn bản xin lỗi cho tổ chức, cá nhân, đồng thời scan đính kèm file văn bản xin lỗi trên Hệ thong thông tin một cửa điện tử.
- Đối với hồ sơ giải quyết liên thông:
- Trường hợp cơ quan đầu mối tiếp nhận, giải quyết hồ sơ trễ hẹn, thực hiện việc xin lỗi như Điểm a, Khoản 2 Điều này.
- Trường hợp cơ quan có thẩm quyền quyết định hoặc cơ quan phối hợp giải quyết hồ sơ trễ hẹn thì chậm nhất 01 ngày trước ngày hét hạn, Chuyên viên Phòng chuyên môn của cơ quan có thẩm quyền quyết định hoặc cơ quan phối hợp truy cập hồ sơ gần hết hạn trên Hệ thống thông tin Một cửa điện tử tỉnh soạn thảo Phiếu đề nghị gia hạn (theo mẫu 01), trình lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký và chuyển cho Công chức tại Bộ phận Một cửa.
Công chức tại Bộ phận Một cửa của cơ quan có thẩm quyền quyết định hoặc cơ quan phổi hợp có trách nhiệm scan Phiếu đề nghị gia hạn, đính kèm lìle vào ho sơ trên Hệ thống thông tin Một cửa điện tử tỉnh, chuyển phiếu gia hạn choCông chức tại Bộ phận Một cửa của cơ quan đầu mối tiếp nhận hồ sơ.
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ căn cứ vào tổng thời gian giải quyết, nếu thấy trễ hẹn thì Công chức tại Bộ phận Một cửa phối hợp với các Phòng chuyên môn soạn thảo vãn bản xin lỗi trên Hệ thống thông tin Một cửa điện tử tỉnh (theo mẫu sổ 04, ban hành kèm theo Thông tư sổ 01/20Ỉ8/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chỉnh phủ hướng dan thỉ hành một so quy định của Nghị định sổ 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chỉnh phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cừa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính)trình Lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký văn bản xin lôi và chuyển cho Công chức tại Bộ phận Một cửa để gửi văn bản xin lỗi cho tổ chức, cá nhân, đồng thời scan, đính kèm file văn bản xin lồi trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử.
Kết quả quá hạn này được tính cho cơ quan có thẩm quyền quyết định hoặc cơ quan phối hợp.
- Đối với hồ sơ giải quyết liên thông liên quan đến các cơ quan phối hợp là cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh và các Bộ ngành:
Trong quá trình thực hiện, nếu có ho sơ trễ hẹn thì chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn trả hồ sơ, cơ quan đầu mối tiếp nhận hồ sơ chủ động liên hệ với các cơ quan, đơn vị có liên quan để biết tình hình giải quyết hồ sơ và ngày hẹn trả kết quả, soạn thảo văn bản xin lỗi trên Hệ thống thông tin Một cửa điện tử tỉnh (theo mẫu sổ 04, ban hành kèm theo Thông tư so 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một sổ quy định của Nghị định sổ 61/20Ỉ8/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính)\xvnh Lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký và gửi vãn bàn xin lỗi cho tổ chức, cá nhân; đồng thời scan, đính kèm file văn bản xin lỗi trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh. Kết quả quá hạn này không tính cho cơ quan tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả.
- Việc gia hạn, xin lỗi chỉ được thực hiện trước khi hồ sơ trễ hạn (trước 01 ngày), nếu hết hạn xử lý mà chưa thực hiện việc gia hạn và xin lỗi thì hệ thống sẽ tự động khóa chức năng gia hạn và xin lồi.Việc hẹn lại ngày trả kểt quả được thực hiện không quá một lần. Công chức, viên chức tại Bộ phận Một cửa của cơ quan, đơn vị đầu mối có trách nhiệm chuyển vãn bản xin lỗi đến cá nhân, tổ chức.
- Căn cứ nội dung văn bản xin lỗi, Bộ phận Một cửa của cơ quan, đơn vị đầu mối có trách nhiệm gửi thông báo đến tổ chức, cá nhân qua thư điện tử, tin nhắn, điện thoại hoặc mạng xã hội được cấp có thẩm quyền cho phép. Vãn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân phải được trao trực tiếp cho tổ chức, cá nhân khi đến nhận kêt quả hoặc gửi qua đường bưu điện trong trường hợp đãng ký trả hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc gửi qua cổng dịch vụ công trực tuyến trong trường hợp tổ chức, cá nhân thực hiện dịch vụ công trực tuyến. Đồng thời, đãng tải văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân lên Trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị, cổng Dịch vụ công trực tuyến tỉnh, Hệ thống thông tin một cửa điện tử theo tệp hồ sơ thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân liên quan.