Điều 4. Nguyên tắc quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm
1. Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền theo phân cấp quản lý hiện hành có trách nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị mình và có trách nhiệm cập nhật những biến động về đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức do cơ quan, đơn vị mình quản lý vào phần mềm.
2. Thông tin về hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức đã được cập nhật vào phần mềm phải thống nhất với hồ sơ giấy hợp lệ đang được lưu trữ tại cơ quan, đơn vị.
3. Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức phải được cập nhật, bổ sung thường xuyên, kịp thời, đầy đủ, chính xác và được quản lý, sử dụng, bảo quản theo chế độ mật do Nhà nước quy định, chỉ những cá nhân được cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức đồng ý bằng văn bản mới được sử dụng, nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.
4. Thường xuyên theo dõi, kiểm tra và có biện pháp bảo đảm an toàn thông tin đối với hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; đảm bảo tính tương thích trong toàn hệ thống khi có sự thay đổi về công nghệ, thiết bị.
5. Cán bộ, công chức, viên chức đại diện cơ quan, đơn vị được cấp tài khoản để khai thác và sử dụng phần mềm có trách nhiệm bảo quản, bảo đảm an toàn tài khoản được cấp.
6. Việc quản lý tài khoản phải được tổ chức chặt chẽ, khi có sự thay đổi về tổ chức, nhân sự quản lý tài khoản phải báo cáo về Sở Nội vụ bằng văn bản.
7. Nghiêm cấm mọi tổ chức, cá nhân có hành vi truy cập vào tài khoản phần mềm, khai thác thông tin hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức trái phép và phát tán thông tin trong hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.
8. Mỗi cơ quan, đơn vị được cấp 01 tài khoản để cập nhật, quản lý, khai thác sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.