Điều 8. Nội dung công tác chỉnh lý tài liệu
1. Nội dung của công tác chỉnh lý
a) Phân chia tài liệu trong phông theo phương án đã định từ phông ra đến nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ.
b) Xác định giá trị tài liệu trong quá trình chỉnh lý.
c) Biên mục (trình bày kỹ thuật) đơn vị bảo quản.
2. Phương pháp sắp xếp hồ sơ, tài liệu trong công tác chỉnh lý
a) Sắp xếp văn bản, tài liệu theo thứ tự thời gian: Thời gian là ngày tháng năm của văn bản, tài liệu; những tài liệu, văn bản nào có ngày, tháng, năm sớm thì sắp xếp lên trước; văn bản, tài liệu nào có sau thì xếp sau. Cách sắp xếp này thường áp dụng để sắp xếp các hồ sơ vấn đề, vụ, việc mà mỗi vấn đề, vụ, việc là một đơn vị bảo quản, hoặc áp dụng để sắp xếp các hồ sơ nguyên tắc;
b) Sắp xếp theo số văn bản: Căn cứ vào số thứ tự của mỗi loại văn bản để xếp văn bản. Tài liệu có số nhỏ xếp trước, số lớn xếp sau. Cách sắp xếp này thường áp dụng để sắp xếp các tập lưu văn bản theo tên gọi ở văn thư cơ quan;
c) Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc: Quá trình giải quyết công việc là đi từ phát sinh, phát triển đến kết thúc vấn đề. Những văn bản, tài liệu đề xuất, đặt vấn đề xếp trước, đến những văn bản, tài liệu giải quyết vấn đề và cuối cùng là văn bản, tài liệu kết thúc vấn đề, vụ, việc.
d) Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả:
- Nếu trong một số hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều loại văn bản, tài liệu khác nhau thì căn cứ vào mức độ quan trọng của văn bản để sắp xếp, loại quan trọng xếp trước, loại ít quan trọng xếp sau;
- Nếu trong một số hồ sơ (đơn vị bảo quản) có nhiều tác giả thì tác giả nào quan trọng hơn xếp trước, tác giả nào ít quan trọng hơn xếp sau;
đ) Sắp xếp theo vần chữ cái: trong một hồ sơ (đơn vị bảo quản), có nhiều tên địa phương hoặc tên người thì xếp theo vần chữ cái A, B, C.
3. Giai đoạn công tác hoàn thiện chỉnh lý
a) Kiểm tra lại mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ nếu thiếu thành phần nào thì phải bổ sung đầy đủ. Loại ra những văn bản trùng thừa, không còn giá trị, những tư liệu không cần thiết kèm theo hồ sơ, nếu chưa phân biệt được rõ ràng thì giữ lại để đánh giá sau;
b) Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ đảm bảo không bị thất lạc và tra tìm được nhanh chóng. Số tờ được đánh trên góc phải của mỗi tờ văn bản bằng bút chì;
c) Viết mục lục văn bản: Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản được in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ;
d) Viết chứng từ kết thúc được trình bày tại phần tai cạnh của bìa hồ sơ theo mẫu Bìa hồ sơ lưu trữ (Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/ 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ);
Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc áp dụng đối với những hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên);
đ) Viết bìa hồ sơ
- Bìa hồ sơ viết theo mẫu Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012;
- Chữ viết trên bìa hồ sơ phải cẩn thận, rõ ràng, chính xác, đầy đủ theo quy định chung. Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý những nội dung chính như sau:
+ Tên cơ quan: Là tên cơ quan, đơn vị hình thành phông của hồ sơ, cần ghi đầy đủ không được viết tắt và phải ghi đầy đủ cả tên cơ quan chủ quản cấp trên (nếu có);
+ Tiêu đề hồ sơ: Là một câu tóm tắt về thành phần và nội dung văn bản có trong hồ sơ, cần vận dụng các đặc trưng lập hồ sơ để viết tiêu đề hồ sơ (theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ);
+ Ngày, tháng bắt đầu, kết thúc: Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm của văn bản đầu tiên và văn bản cuối cùng có trong hồ sơ;
+ Số lượng tờ: Ghi số lượng tờ văn bản theo kết quả đánh số tờ;
+ Thời hạn bảo quản: Ghi theo Danh mục hồ sơ hoặc bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan;
- Các thành phần còn lại do cán bộ lưu trữ ghi sau khi hồ sơ được nộp vào lưu trữ cơ quan.
4. Sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu, trước khi thực hiện số hóa, cán bộ, công chức, viên chức cần tham mưu việc tiêu huỷ đối với những tài liệu không có giá trị. Thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu đối với các phông tài liệu có giá trị lớn có tần số khai thác sử dụng cao đang có nguy cơ xuống cấp trầm trọng.