Điều 7. Nội dung và quy trình lập hồ sơ
Nội dung và quy trình lập hồ sơ được tiến hành cụ thể như sau:
1. Mở hồ sơ
a) Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in, được lưu trữ theo quy định (Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012);
b) Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ);
c) Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì, khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực.
2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
a) Sau khi mở hồ sơ, trong quá trình tham mưu nội dung công việc, mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm;
b) Thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu, kể cả bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại Hội nghị, Hội thảo, những tài liệu liên quan phải bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc;
Đối với những trường hợp soạn thảo nội dung tham mưu có lấy ý kiến các cơ quan, tổ chức, cá nhân thì cần lưu giữ các ý kiến đó một cách hệ thống, theo trình tự. Không đưa những hồ sơ không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm theo dõi, giải quyết vào hồ sơ;
c) Hoàn thiện nội dung tham mưu, trước khi trình ký phải xác định mức độ mật, độ khẩn và chuyển bộ phận văn thư trình lãnh đạo ký ban hành văn bản. Sau khi lãnh đạo cơ quan ký ban hành văn bản, văn thư giao lại người trực tiếp giải quyết công việc tiến hành nội dung tiếp theo để chuẩn bị cho công tác chỉnh lý tài liệu.
3. Kết thúc và biên mục hồ sơ
a) Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra những văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;
Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì hồ sơ đó tiếp tục theo dõi và ghi bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau;
b) Văn bản, tài liệu trong mỗi loại hồ sơ được sắp xếp theo trình tự nhất định, bảo đảm phản ánh được diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết công việc trong thực tế;
c) Một số phương pháp cơ bản trong quá trình chia hồ sơ, tài liệu
- Đặc trưng vấn đề là tập hợp tất cả văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề (một sự việc, một công việc, một đối tượng) sẽ tập hợp thành một hồ sơ. Đối với cơ quan nhỏ, nhiệm vụ cụ thể có thể phân chia thành một hồ sơ nhưng đối với những cơ quan lớn, một vấn đề có thể phân định thành nhiều hồ sơ;
- Đặc trưng tên gọi văn bản là tập hợp, sưu tầm những văn bản, tài liệu có cùng tên gọi với nhau;
- Đặc trưng tác giả (cơ quan ban hành) là lấy tên cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành văn bản để phân định hồ sơ;
- Đặc trưng thời gian là căn cứ vào thời gian lập ra văn bản để phân định hồ sơ.
- Đặc trưng cơ quan giao dịch là cơ quan có văn bản, giấy tờ trao đổi trong quá trình giải quyết các công việc cụ thể có liên quan;
- Đặc trưng địa dư là việc xem xét, phân loại những văn bản của tác giả cùng một khu vực hoặc văn bản có nội dung liên quan đến một khu vực lập thành hồ sơ;
d) Trong quá trình sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, trường hợp trong hồ sơ có tài liệu phim, hình ảnh; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì dùng các thiết bị chuyên dụng để bảo quản, sắp xếp vào cuối hồ sơ và dùng ký hiệu tương ứng hồ sơ liên quan.
đ) Nếu hồ sơ dày quá 03 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập.