Điều 13. Trách nhiệm của các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện, thành, thị, các cơ quan, tổ chức liên quan và cán bộ, công chức, viên chức
1. Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm:
a) Hướng dẫn và triển khai tổ chức thực hiện Quyết định này tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh;
b) Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện việc lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức. Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ cho Ủy ban nhân dân tỉnh tình hình, kết quả thực hiện Quy định.
2. Người đứng đầu các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện, thành, thị và các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm:
a) Chỉ đạo công tác lập hồ sơ, số hóa tài liệu, chỉnh lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình;
Đối với công tác số hóa, cần tổ chức chỉ đạo việc trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác số hóa tài liệu trước khi giao nộp vào Lưu trữ cơ quan tại cơ quan, tổ chức mình;
Bố trí cán bộ, công chức, viên chức có nghiệp vụ để thực hiện việc số hóa tài liệu.
b) Hàng năm, bố trí kinh phí từ nguồn ngân sách nhà nước để trang bị hạ tầng kỹ thuật, đầu tư máy quét (scan), duy trì phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ, công việc;
Tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, các quy định về an toàn, an ninh thông tin;
Bố trí và tạo điều kiện để cán bộ, công chức, viên chức tham dự các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ, chỉnh lý và số hóa tài liệu;
c) Báo cáo tình hình, kết quả thực hiện định kỳ và đột xuất theo yêu cầu gửi Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.
3. Chánh Văn phòng hoặc trưởng phòng Hành chính của các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện, thành, thị, các cơ quan, tổ chức liên quan có trách nhiệm:
Tham mưu cho Thủ trưởng cơ quan trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc ban hành Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ vào trình độ, năng lực của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị mình, có kế hoạch hướng dẫn cụ thể, kiểm tra việc thực hiện Quy định này.
4. Trưởng các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc của các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện, thành, thị, các cơ quan, tổ chức liên quan: Chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về việc lập hồ sơ, số hóa tài liệu, chỉnh lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu của phòng và đơn vị vào Lưu trữ cơ quan.
5. Cán bộ, công chức, viên chức của các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện, thành, thị, các cơ quan, tổ chức liên quan chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về việc lập hồ sơ, số hóa tài liệu, chỉnh lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ cơ quan
a) Thực hiện nghiêm Quy định này và quy định nội bộ tại các cơ quan, tổ chức. Mỗi cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ, số hóa tài liệu, chỉnh lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo chức năng, nhiệm vụ và những công việc được phân công phụ trách theo dõi, giải quyết;
b) Bảo đảm các quy định về an toàn, an ninh thông tin, trong quá trình chuyển giao hồ sơ, tài liệu trong toàn bộ quá trình thực hiện Quy định này cần phải tổ chức chặt chẽ, tránh mất mát hồ sơ, tài liệu;
c) Hàng năm có trách nhiệm thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong đến hạn nộp lưu giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.
6. Cán bộ, công chức, viên chức phụ trách số hóa của các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện, thành, thị, các cơ quan, tổ chức liên quan: Chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về công tác số hóa tài liệu, đảm bảo việc thực hiện đúng theo Quy định này, tham mưu cho Thủ trưởng, Chánh Văn phòng hoặc trưởng phòng Hành chính cơ quan, ban hành quy trình chuyển giao tài liệu trong quá trình số hóa phù hợp với quy định và thực tiễn của cơ quan.
7. Cán bộ, công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ của các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện, thành, thị, các cơ quan, tổ chức liên quan: Giúp Thủ trưởng cơ quan, Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng Hành chính về mặt nghiệp vụ, hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan; phối hợp với cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ. Có trách nhiệm thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của các tổ chức, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.