Điều 19. Trách nhiệm của thành viên Văn thư
1. Thành viên Văn thư thực hiện nghiệp vụ văn thư trong VPĐT gồm Văn thư Bộ, Văn thư đơn vị trực thuộc Bộ, Văn thư đơn vị trực thuộc Tổng cục.
2. Trách nhiệm của Thành viên Văn thư trong phân hệ quản lý văn bản đến:
a) Văn thư Bộ nhập tin văn bản đến:
- Cập nhật đầy đủ thông tin văn bản đến theo yêu cầu trên phần mềm.
- Chụp (scan) và gắn file văn bản trên phần mềm đối với văn bản A được trình Lãnh đạo Bộ.
- Cập nhật ý kiến chỉ đạo, chuyển giao văn bản của Lãnh đạo Văn phòng
- Kiểm tra, theo dõi thông tin, đôn đốc, hướng dẫn quá trình cập nhật thông tin trên phần mềm của văn thư, thành viên các đơn vị. Hiệu chỉnh thông tin khi phát hiện có sai sót. Tổng hợp, cung cấp thông tin xử lý văn bản theo yêu cầu của Lãnh đạo đơn vị.
- In Danh sách văn bản (Sổ văn bản đến) để lập hồ sơ lưu theo quy định.
b) Văn thư đơn vị trực thuộc Bộ:
- Cập nhật đầy đủ thông tin văn bản đến theo yêu cầu.
Đối với văn bản từ Văn thư Bộ chuyển đến: kế thừa nội dung thông tin do Văn thư Bộ đã nhập; kiểm tra thông tin đã có, bổ sung thông tin theo yêu cầu.
Đối với văn bản do đơn vị nhận trực tiếp: nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu phần mềm.
Cập nhật ý kiến chỉ đạo, phân phối văn bản của Lãnh đạo đơn vị.
- Chụp (scan) và gắn file văn bản trên phần mềm theo yêu cầu của Thủ trưởng đơn vị.
- Theo dõi, kiểm tra thông tin, đôn đốc, hướng dẫn quá trình cập nhật thông tin trên phần mềm của các bộ phận, thành viên thuộc đơn vị. Hiệu chỉnh thông tin khi phát hiện có sai sót.
- In Danh sách văn bản (Sổ văn bản đến) để lập hồ sơ lưu theo quy định.
b) Văn thư đơn vị trực thuộc Tổng cục:
- Cập nhật đầy đủ thông tin văn bản đến theo yêu cầu.
+ Đối với Văn bản từ Văn thư Tổng cục chuyển đến: kế thừa nội dung thông tin do Văn thư Tổng cục đã nhập, kiểm tra thông tin, nhập bổ sung thông tin theo yêu cầu.
+ Đối với văn bản do đơn vị nhận trực tiếp: nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu phần mềm.
+ Cập nhật ý kiến chỉ đạo, phân phối văn bản của Lãnh đạo đơn vị.
- Chụp (scan) và gắn file văn bản trên phần mềm theo yêu cầu của Thủ trưởng đơn vị.
- Theo dõi, kiểm tra thông tin, đôn đốc, hướng dẫn quá trình cập nhật thông tin trên phần mềm của các bộ phận thuộc đơn vị. Hiệu chỉnh thông tin khi phát hiện có sai sót. Tổng hợp, cung cấp thông tin xử lý văn bản theo yêu cầu của Lãnh đạo đơn vị.
- In Danh sách văn bản (Sổ văn bản đến) để lập hồ sơ lưu theo quy định.
2. Trách nhiệm của Văn thư trong phân hệ quản lý văn bản đi:
a) Văn thư đơn vị trực thuộc Tổng cục:
- Cập nhật đầy đủ thông tin văn bản đi theo yêu cầu.
+ Đối với văn bản do lãnh đạo đơn vị ký phát hành: kiểm tra thông tin đã có, nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu phần mềm; chụp (scan) và gắn file văn bản trên phần mềm theo yêu cầu của Thủ trưởng đơn vị.
+ Đối với văn bản do lãnh đạo đơn vị ký thừa lệnh, thừa ủy quyền Tổng cục trưởng: Nhập đầy đủ thông tin hồ sơ đã ký theo yêu cầu trên phần mềm trước khi chuyển Văn thư Tổng cục làm thủ tục phát hành.
+ Đối với văn bản trình Lãnh đạo Tổng cục ký ban hành và văn bản trình Lãnh đạo Bộ: Nhập đủ thông tin theo yêu cầu trước khi chuyển Văn thư Tổng cục trình Lãnh đạo Tổng cục.
Trường hợp văn bản đã được chuyên viên soạn thảo nhập thông tin ban đầu khi soạn thảo, Văn thư đơn vị phải kế thừa thông tin để nhập bổ sung thông tin theo quá trình xử lý văn bản.
- Theo dõi thông tin, quá trình cập nhật thông tin trên phần mềm; hiệu chỉnh thông tin khi phát hiện có sai sót.
- In Danh sách văn bản (Sổ văn bản đi) để lập hồ sơ lưu theo quy định hoặc in để báo cáo lãnh đạo đơn vị theo yêu cầu.
b) Văn thư Tổng cục:
- Cập nhật đầy đủ thông tin văn bản đi theo yêu cầu.
+ Đối với văn bản Văn thư đơn vị trực thuộc đã nhập tin: Kế thừa thông tin hồ sơ do Văn thư đơn vị trực thuộc đã nhập, kiểm tra thông tin đã có, nhập bổ sung thông tin văn bản đã ký, phát hành theo yêu cầu.
Trường hợp Văn thư đơn vị trực thuộc chưa nhập thông tin, Văn thư Tổng cục phải nhập đầy đủ thông tin văn bản theo yêu cầu.
+ Đối với văn bản lãnh đạo tổng cục ký ban hành: Nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu trên phần mềm. Chụp (scan) và gắn file văn bản trên phần mềm theo yêu cầu của Thủ trưởng đơn vị.
+ Đối với văn bản do đơn vị soạn thảo trình lãnh đạo Tổng cục ký thừa ủy quyền Bộ trưởng: Nhập đầy đủ thông tin hồ sơ đã ký theo yêu cầu trên phần mềm trước khi chuyển Văn thư Bộ để phát hành.
+ Đối với văn bản do đơn vị soạn thảo trình lãnh đạo Tổng cục ký trình lãnh đạo Bộ ký ban hành: Nhập đầy đủ thông tin hồ sơ trình ký theo yêu cầu trên phần mềm trước khi chuyển hồ sơ đến Văn thư Bộ trình ký.
- Theo dõi thông tin, quá trình cập nhật thông tin, quá trình xử lý văn bản của Văn thư Bộ; đề nghị hiệu chỉnh thông tin khi phát hiện có sai sót.
- In Danh sách văn bản (Sổ văn bản đi) để lập hồ sơ lưu theo quy định hoặc in để báo cáo lãnh đạo đơn vị theo yêu cầu.
c) Văn thư các đơn vị trực thuộc Bộ (không bao gồm Văn thư Tổng cục)
- Cập nhật đầy đủ thông tin văn bản đi theo yêu cầu.
+ Đối với văn bản do lãnh đạo đơn vị ký phát hành: nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu phần mềm; chụp (scan) và gắn file văn bản trên phần mềm theo yêu cầu của Thủ trưởng đơn vị.
+ Đối với văn bản do lãnh đạo đơn vị ký thừa lệnh, thừa ủy quyền Bộ trưởng: Nhập đầy đủ thông tin hồ sơ đã ký theo yêu cầu trên phần mềm trước khi chuyển hồ sơ đến Văn thư Bộ làm thủ tục phát hành.
+ Đối với văn bản do đơn vị soạn thảo, lãnh đạo đơn vị ký trình lãnh đạo Bộ ký ban hành: Nhập đầy đủ thông tin hồ sơ trình ký theo yêu cầu trên phần mềm trước khi chuyển hồ sơ đến Văn thư Bộ làm thủ tục trình ký.
Trường hợp văn bản đã được chuyên viên soạn thảo nhập thông tin ban đầu khi soạn thảo, Văn thư đơn vị phải kế thừa thông tin để nhập bổ sung thông tin theo quá trình xử lý văn bản thuộc thẩm quyền của đơn vị.
- Theo dõi thông tin, quá trình cập nhật thông tin trên phần mềm; hiệu chỉnh thông tin khi phát hiện có sai sót.
- In Danh sách văn bản (Sổ văn bản đi) hàng tháng để lập hồ sơ lưu theo quy định hoặc in để báo cáo lãnh đạo đơn vị theo yêu cầu.
d) Văn thư Bộ tiếp nhận hồ sơ trình lãnh đạo Bộ ký:
- Cập nhật đầy đủ thông tin hồ sơ văn bản trình ký theo yêu cầu.
+ Đối với hồ sơ văn bản trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành: Kế thừa thông tin hồ sơ văn bản do Văn thư đơn vị trực thuộc đã nhập, kiểm tra thông tin, nhập bổ sung thông tin văn bản trước khi làm thủ tục trình ký theo yêu cầu.
Trường hợp Văn thư đơn vị trực thuộc Bộ chưa nhập thông tin, Văn thư Bộ phải nhập đầy đủ thông tin hồ sơ văn bản theo yêu cầu.
- Theo dõi thông tin, đôn đốc và hướng dẫn Văn thư các đơn vị cập nhật thông tin, quá trình xử lý hồ sơ. Hiệu chỉnh thông tin khi phát hiện có sai sót. Cung cấp thông tin quá trình xử lý hồ sơ cho cá nhân soạn thảo, đơn vị soạn theo hoặc lãnh đạo khi có yêu cầu.
- In Danh sách, thông tin về hồ sơ trình ký văn bản để báo cáo khi có yêu cầu.
e) Văn thư Bộ phát hành văn bản
- Theo dõi thông tin, quá trình cập nhật thông tin trên phần mềm; hiệu chỉnh thông tin khi phát hiện có sai sót.
+ Đối với văn bản do lãnh đạo đơn vị trực thuộc ký thừa lệnh, thừa ủy quyền Bộ trưởng: Kế thừa thông tin hồ sơ do Văn thư đơn vị trực thuộc đã nhập để nhập bổ sung thông tin văn bản đã ký, phát hành theo yêu cầu trên phần mềm. Trường hợp Văn thư đơn vị trực thuộc chưa nhập thông tin, phải nhập đầy đủ thông tin văn bản theo yêu cầu.
+ Đối với hồ sơ văn bản trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành: Kế thừa thông tin hồ sơ văn bản do Văn thư đơn vị trực thuộc hoặc Văn thư tiếp nhận hồ sơ trình Bộ đã nhập, kiểm tra thông tin, nhập bổ sung thông tin văn bản đã ký chuyển phát hành theo yêu cầu trên phần mềm. Trường hợp Văn thư đơn vị trực thuộc hoặc Văn thư tiếp nhận hồ sơ trình Bộ chưa nhập thông tin, phải nhập đầy đủ thông tin văn bản theo yêu cầu.
- In Danh sách văn bản (Sổ văn bản đi) để lập hồ sơ lưu theo quy định hoặc in thông tin văn bản để báo cáo lãnh đạo đơn vị theo yêu cầu.