Điều 33. Thời gian, thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử
1. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
a) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
3. Thời gian nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
a) Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.
b) Thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác được thực hiện theo Điều 14 và Điều 15 Nghị định 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ.
4. Thủ tục nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử
a) Thủ tục nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan
- Đối với hồ sơ giấy: Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản.
- Đối với hồ sơ điện tử: Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.
b) Thủ tục nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử
- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 02 bản (Mẫu số 1a);
- Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật (Mẫu số 1b);
- Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (Mẫu số 1c);
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu (Mẫu số 1d);
- Công văn đề nghị giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (Mẫu số 1đ);
- Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu 02 bàn (Mẫu số 1e).
Sở Nội vụ có trách nhiệm thẩm định, tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.