Điều 7. Quy định đối với văn thư các cơ quan, tổ chức
1. Cập nhật văn bản đến
Sử dụng hệ thống QLVBĐH liên thông để tiếp nhận, kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản, số hóa, đăng ký văn bản đến trong hệ thống QLVBĐH liên thông, khai báo các thông số văn bản đến nhận được từ các nguồn; Văn bản giấy (nhận qua đường bưu điện hoặc nhận trực tiếp), văn bản điện tử được gửi liên thông qua hệ thống QLVBĐH liên thông, văn bản nhận được qua các nguồn khác. Sau đó, chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến.
2. Phát hành văn bản đi
a) Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện tử từ CBCCVC chuyên môn đã được lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành (ký số đối với văn bản điện tử).
b) Đăng ký và làm thủ tục phát hành văn bản đi bao gồm các công việc:
- Đóng dấu văn bản (dấu cơ quan hoặc ký số của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử, dấu khẩn, dấu mật và các dấu khác).
- Đăng ký văn bản đi trong hệ thống QLVBĐH liên thông; Sử dụng hệ thống QLVBĐH liên thông để số hóa (nếu cần thiết), khai báo các thông số văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; thực hiện phát hành song song cùng văn bản giấy đối với các trường hợp khác theo quy định.
- Ký số trên văn bản đi.
- Làm thủ tục chuyển phát hành văn bản đi trên hệ thống QLVBĐH liên thông.
- Lưu trữ văn bản đi.
c) Bản giấy phát hành song song cùng văn bản điện tử gửi đi (đối với trường hợp quy định bắt buộc), văn thư cơ quan, tổ chức phải lưu lại ít nhất 02 bản; bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.