Điều 3. Nguyên tắc quản lý, vận hành và sử dụng — Quyết định 28/2018/QĐ-UBND

1. Việc sử dụng, quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành liên thông trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên (sau đây gọi tắt là hệ thống phần mềm QLVBĐH liên thông) phải thực hiện đầy đủ các quy định về an toàn an ninh thông tin, phòng chống mã độc xâm nhập vào hệ thống. Các tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập hệ thống có trách nhiệm quản lý, sử dụng tài khoản đúng mục đích; đảm bảo bảo mật thông tin tài khoản sau khi tiếp nhận. Tài khoản đăng nhập được định danh và xác thực điện tử thông qua hệ thống định danh và xác thực điện tử do Bộ Công an cung cấp.

2. Các dữ liệu, thông tin truyền tải trên hệ thống QLVBĐH liên thông được định kỳ sao chép, lưu trữ theo các quy định hiện hành.

3. Kiểm soát chặt chẽ người sử dụng hệ thống; các mật khẩu truy nhập hệ thống và việc cài đặt các phần mềm mới lên máy chủ của hệ thống và máy trạm của các cơ quan, tổ chức tham gia sử dụng hệ thống nhằm đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.

4. Thông tin trong hệ thống phải được thực hiện theo các quy định của Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước và các quy định về công tác bảo mật, an toàn an ninh thông tin. Nghiêm cấm các hành vi: Cản trở hoặc ngăn chặn trái phép quá trình trao đổi văn bản điện tử; thay đổi, hủy, sao chép, tiết lộ, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ các thông tin dữ liệu của hệ thống.

5. Thực hiện việc ký số văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức phát hành theo quy định (trừ các văn bản mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước hoặc các văn bản đặc biệt khác) để cập nhật, lưu trữ vào hệ thống QLVBĐH liên thông.

6. Văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành khi cập nhật vào hệ thống QLVBĐH liên thông, bên cạnh các tệp dữ liệu được số hóa theo quy định phải cập nhật kèm theo cả tệp dữ liệu gốc của văn bản được tạo ra để thuận tiện trong quá trình khai thác, sử dụng.

7. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận quản lý trên hệ thống QLVBĐH liên thông, ký số theo quy định, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

8. Khi nhận được văn bản từ các nguồn khác (thư điện tử, phần mềm QLVBĐH khác, đường bưu điện…), Văn thư cơ quan tiếp nhận văn bản và đăng ký vào hệ thống QLVBĐH liên thông, trường hợp cần thiết Văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản đến (văn bản giấy) theo quy định, trình văn bản điện tử đến Thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên hệ thống QLVBĐH liên thông.

10. Những nội dung liên quan tới việc sử dụng (tiếp nhận, xử lý, luân chuyển, phát hành) và quản lý văn bản điện tử không được quy định tại Quy chế này thì thực hiện theo quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước (gọi tắt là Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg) và các văn bản pháp luật hiện hành có liên quan.

9. Sử dụng bộ mã tiếng Việt Unicode chuẩn TCVN 6909:2001 để trao đổi thông tin trong hệ thống QLVBĐH liên thông.