Điều 21. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Thủ tục phát hành văn bản
Văn thư cơ quan, tổ chức tiến hành các công việc sau đây khi phát hành văn bản đi:
a) Lựa chọn bì;
b) Viết bì;
c) Vào bì và dán bì;
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 3, Điều 7 Thông tư số 33/2015/TT-BCA.
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII Thông tư số 07/2012/TT-BNV.
2. Chuyển phát văn bản đi:
a) Những văn bản đã làm đầy đủ thủ tục văn thư theo quy định phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản;
b) Đối với những văn bản “Hẹn giờ”, “Hỏa tốc”, “Khẩn”, “Thượng khẩn” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục văn thư;
c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;
Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X Thông tư số 07/2012/TT-BNV.
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản đi;
Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX Thông tư số 07/2012/TT-BNV.
đ) Chuyển phát hành văn bản đi bằng máy fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
e) Chuyển phát hành văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Điều 7 Thông tư số 33/2015/TT-BCA.
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
a) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;
b) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
c) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.