Điều 14. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến — Quyết định 27/2018/QĐ-UBND

a) Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận;

b) Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc hẹn giờ”), văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản;

c) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua fax hoặc qua mạng, văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

a) Loại phải bóc bì: Các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức;

b) Loại không bóc bì: Các bì văn bản gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức. Những văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì công chức, viên chức nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký;

c) Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Công an về hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là Thông tư số 33/2015/TT-BCA);

d) Khi bóc bì phải đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

đ) Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày, tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.

a) Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”, ghi số đến và ngày, tháng, năm đến. Riêng đối với văn bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản được chuyển qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu “Đến” vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng);

b) Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại bộ phận Văn thư thì Văn thư chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”;

c) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.