Điều 19. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ:
a) Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hằng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
b) Văn bản mật đi được đăng ký riêng và lập sổ đăng ký theo Khoản 1, Điều 19 của Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
Mẫu “Sổ đăng ký văn bản đi” và cách ghi thông tin trong sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII Thông tư số 07/2012/TT-BNV.
2. Đăng ký văn bản đi bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính:
a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về lĩnh vực này;
b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp, phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật về lưu trữ và truy cập;
c) Thông tin về văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in ra giấy, tập hợp lại, đóng thành sổ đăng ký văn bản đi và lưu trữ theo quy định hiện hành để tra cứu khi cần thiết.