Điều 4. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1. Ủy ban nhân dân tỉnh thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Cà Mau; Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh Cà Mau.
2. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
3. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức) hoặc người phụ trách công tác hành chính
Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức) hoặc người phụ trách công tác hành chính giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan tổ chức và đơn vị trực thuộc.
4. Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị
Thủ trưởng đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức và quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.
5. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức
Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm các quy định của cơ quan, tổ chức và quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.
6. Văn thư cơ quan có nhiệm vụ
a) Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
b) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.
c) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.
d) Quản lý Sổ đăng ký văn bản.
đ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.