Điều 20. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc bằng Hệ thống.
1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Mẫu “Sổ đăng ký văn bản đi” theo quy định tại Mục I Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
2. Đăng ký văn bản đi bằng Hệ thống
a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Hệ thống được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về lĩnh vực này.
b) Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Hệ thống được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp, phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật về lưu trữ và truy cập.
c) Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.
3. Văn bản mật đi được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.