Điều 18. Quản lý, lưu trữ, khai thác, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu địa chính
1. Quản lý và lưu trữ tài liệu
a) Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện quản lý, lưu trữ: Bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ theo dõi biến động đất đai, sổ theo dõi cấp Giấy chứng nhận được xây dựng qua các thời kỳ; hồ sơ, bản lưu Giấy chứng nhận cấp cho hộ gia đình, cá nhân (thuộc địa bàn thành phố) và tổ chức; cơ sở dữ liệu đất đai;
b) Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện quản lý, lưu trữ: Bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ theo dõi biến động đất đai, sổ theo dõi cấp Giấy chứng nhận được xây dựng qua các thời kỳ; hồ sơ, bản lưu Giấy chứng nhận cấp cho hộ gia đình, cá nhân.
2. Cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu địa chính
a) Phòng Đất đai và đo đạc, bản đồ chuyển hồ sơ giao đất, cho thuê đất, cho phép chuyển mục đích sử dụng đất...cùng bản trích đo chỉnh lý địa chính thửa đất, khu đất đối với những trường hợp thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh (Dạng giấy và số) cho Văn phòng đăng ký đất đai cập nhật, chỉnh lý. Thời gian không quá 02 ngày kể từ ngày quyết định có hiệu lực thi hành.
b) Văn phòng đăng ký đất đai:
- Tổ chức lập, quản lý, cập nhật, chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính theo quy định đối với các đối tượng sử dụng đất, được Nhà nước giao quản lý đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất cho các tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thực hiện dự án đầu tư; tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao khi thực hiện các thủ tục hành chính về đất đai;
- Cung cấp bản sao bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai (dạng số hoặc dạng giấy) và các tài liệu khác có liên quan cho UBND cấp xã chỉnh lý bản đồ địa chính, hồ sơ địa chính và quản lý, sử dụng theo quy định;
- Cung cấp bản sao Giấy chứng nhận và bản đồ thửa đất sau khi thực hiện các thủ tục cấp Giấy chứng nhận và đăng ký chỉnh lý biển động theo thẩm quyền cho Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai và UBND cấp xã để cập nhật, chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính theo quy định;
c) Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện các công việc quy định tại điểm b, khoản này đối với các đối tượng sử dụng đất, được Nhà nước giao quản lý đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất cho hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở tại Việt Nam khi thực hiện các thủ tục hành chính về đất đai hoặc các công việc do Văn phòng đăng ký đất đai ủy quyền;
d) UBND cấp huyện có trách nhiệm chỉ đạo.
- Phòng Tài nguyên và Môi trường bàn giao hồ sơ giao đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất..., cùng bản trích đo chỉnh lý thửa đất đối cho Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai cập nhật chỉnh lý. Thời gian không quá 02 ngày kể từ ngày quyết định có hiệu lực thi hành;
- Chủ đầu tư dự án, Trung tâm Phát triển quỹ đất thuộc UBND cấp huyện có trách nhiệm thu hồi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (Trường hợp thu hồi một phần hoặc toàn bộ thửa đất trong Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất) cùng với hồ sơ địa chính phục vụ công tác bồi thường, giải phóng mặt bằng, thu hồi đất đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt giao cho Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai để cập nhật, chỉnh lý. Thời gian không quá 02 ngày kể từ ngày quyết định có hiệu lực thi hành;
Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm bàn giao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đã chỉnh lý cho Trung tâm Phát triển quỹ đất thuộc UBND cấp huyện để trả lại người sử dụng đất;
đ) UBND cấp xã phối hợp với Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện chỉnh lý, cập nhật biến động bản đồ địa chính, hồ sơ địa chính và chỉnh lý biến động thường xuyên bản đồ địa chính, hồ sơ địa chính và các tài liệu khác có liên quan.